electrovac AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
electrovac AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 28.10.2026 in Salzweg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
18.09.2026 / 15:05 CET/CEST
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WKN A420ZL Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2026
Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre1, wir laden Sie hiermit als Anteilseigner der electrovac AG - mit Sitz in Salzweg - zu der am Mittwoch, den 28. Oktober 2026, 10:00 Uhr (MEZ), stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Die diesjährige Hauptversammlung findet als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes (AktG) sind die Geschäftsräume am Sitz der Gesellschaft, Anglstraße 4, 94121 Salzweg. Für Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur physischen Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. 1 Ausschließlich zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Einladung auf eine geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung als geschlechtsneutral zu verstehen. | 1. | Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der electrovac AG und des gebilligten Konzernabschlusses, jeweils zum 31. März 2026, des zusammengefassten Lageberichts der electrovac AG und des electrovac AG Konzerns sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025/2026 Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit gemäß § 172 AktG festgestellt ist. Die zu Tagesordnungspunkt 1 vorgelegten Unterlagen können von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ eingesehen werden. Die Unterlagen werden dort auch während der Hauptversammlung am 28. Oktober 2026 zugänglich sein und in der Hauptversammlung mündlich erläutert werden. | | 2. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2025/2026 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. | | 3. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2025/2026 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. | | 4. | Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026/2027 sowie des Prüfers für die etwaige prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten Der Aufsichtsrat schlägt - gleichzeitig in seiner Eigenschaft als Prüfungsausschuss - vor, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2026/2027 sowie zum Prüfer für die etwaige prüferische Durchsicht von vor der ordentlichen Hauptversammlung 2027 zu erstellenden Zwischenfinanzberichten zu bestellen. Der Aufsichtsrat in seiner Eigenschaft als Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) auferlegt wurde. | | 5. | Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder Gemäß § 120a Abs. 1 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Aktiengesellschaft mindestens alle vier Jahre sowie bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands zu beschließen. Der Aufsichtsrat der electrovac AG hat mit Wirkung zum 30. April 2026 ein System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder gemäß § 87a AktG beschlossen. Dieses System gilt für sämtliche neu abzuschließenden oder zu verlängernden Vorstandsdienstverträge. Das Vergütungssystem ist ab der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der electrovac AG unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ zugänglich und wird auch während der Hauptversammlung dort zugänglich sein. Der Aufsichtsrat schlägt vor, das vom Aufsichtsrat mit Wirkung zum 30. April 2026 beschlossene Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder zu billigen. | | 6. | Beschlussfassung über die Aufsichtsratsvergütung und das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats Gemäß § 113 Abs. 3 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre über die Vergütung und das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats zu beschließen. Die Vergütungsregelungen für die Mitglieder des Aufsichtsrats der electrovac AG ergeben sich aus § 17 der Satzung der Gesellschaft in ihrer Fassung vom 27. April 2026. Die Satzung sowie das Vergütungssystem für die Mitglieder des Aufsichtsrats sind ab der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der electrovac AG unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ zugänglich und werden auch während der Hauptversammlung dort zugänglich sein. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Aufsichtsratsvergütung gemäß § 17 der Satzung zu bestätigen und das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder zu billigen. |
| II. | Weitere Informationen zur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung Wir bitten die Aktionäre um besondere Beachtung der folgenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten. Gemäß § 18 Abs. 5 der Satzung der electrovac AG ist der Vorstand ermächtigt, vorzusehen, dass eine Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Der Vorstand hat von dieser Ermächtigung Gebrauch gemacht und beschlossen, dass die ordentliche Hauptversammlung 2026 als virtuelle Hauptversammlung nach § 118a AktG abgehalten wird. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen. Die gesamte Hauptversammlung wird mit Bild und Ton im über das im Internet unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ zugängliche HV-Portal übertragen. Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, sich zu der gesamten Hauptversammlung über das HV-Portal elektronisch zuzuschalten und diese dort live in Bild und Ton zu verfolgen („Teilnahme") sowie ihre Aktionärsrechte auszuüben. Die Stimmrechtsausübung der ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre ist im Wege der elektronischen Briefwahl sowie über Vollmachtserteilung möglich. Den elektronisch zur Versammlung zugeschalteten Aktionären wird in der Versammlung im Wege der Videokommunikation das Rede- und Auskunftsrecht sowie das Recht eingeräumt, Anträge und Wahlvorschläge zu stellen. Ihnen wird außerdem ein Recht zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt. Den ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären wird ferner das Recht eingeräumt, vor der Versammlung Stellungnahmen im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Die Einzelheiten werden nachfolgend erläutert: |
| 1. | Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte Aktionäre sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte in der Hauptversammlung nur berechtigt, wenn sie sich spätestens am Mittwoch, 21. Oktober 2026, 24:00 Uhr (MESZ) (Zugang maßgeblich), unter der für die Gesellschaft empfangsberechtigten Stelle electrovac AG
c/o GFEI HV GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: hv@gfei.de angemeldet und ihr gegenüber den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes können gemäß § 67c AktG über Intermediäre an eine der obengenannten Adressen bis spätestens Mittwoch, 21. Oktober 2026, 24:00 Uhr (MESZ) (Zugang maßgeblich) übermittelt werden. Erforderlich ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes an der Gesellschaft durch den Letztintermediär in Textform in deutscher oder englischer Sprache. Ein Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß den Anforderungen des § 67c Abs. 3 AktG ist ausreichend. Der Nachweis hat sich nach § 19 Abs. 3 der Satzung und § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der virtuellen Hauptversammlung - also Dienstag, 6. Oktober 2026, 24.00 Uhr (MESZ), (nachfolgend „Nachweisstichtag“) - zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Wir empfehlen unseren Aktionären, frühzeitig ihr depotführendes Institut zu kontaktieren, um einen ordnungsgemäßen und fristgemäß eingehenden Nachweis des Letztintermediärs nach § 67c Abs. 3 AktG bei der Gesellschaft sicherzustellen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung der Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes form- und fristgemäß erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang der Aktionärsrechte richten sich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Erwerbe und Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag wirken sich nicht auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang der Aktionärsrechte aus. Erwerbe von Aktien, die erst nach dem Nachweisstichtag erfolgen, berechtigen damit weder zur Teilnahme noch zur Ausübung von Aktionärsrechten in der Hauptversammlung. Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten erhalten eine Zugangskarte mit Zugangsdaten für die Teilnahme. Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung erfolgt durch elektronische Zuschaltung über das HV-Portal. Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Aktionärsrechte über das HV-Portal ausüben. | | 2. | Elektronische Zuschaltung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zur virtuellen Hauptversammlung Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können sich zur Hauptversammlung über das HV-Portal elektronisch zuschalten und diese dort live in Bild und Ton verfolgen. Das HV-Portal steht ab dem 7. Oktober 2026, 0:00 Uhr (MESZ), zur Verfügung und ist über die Internetseite der electrovac AG unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ erreichbar. Die Anmeldung im HV-Portal erfolgt mit der Zugangskartennummer und dem Passwort, die die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten zusammen mit Zugangskarte erhalten. | | 3. | Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung Die gesamte Hauptversammlung der Gesellschaft wird am Mittwoch, 28. Oktober 2026, 10:00 Uhr (MEZ), für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft oder ihre Bevollmächtigten live in Bild und Ton im HV-Portal übertragen. Die dafür erforderlichen Zugangsdaten erhalten die Aktionäre mit der Zugangskarte. | | 4. | Stimmrechtsausübung Zur Ausübung des Stimmrechts sind eine Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe oben) erforderlich. Die Stimmrechtsausübung kann im Wege der elektronischen Briefwahl oder der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach den folgenden Maßgaben erfolgen: | a) | Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Briefwahl Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht durch elektronische Briefwahl ausüben. Briefwahlstimmen können ausschließlich elektronisch im HV-Portal der Gesellschaft abgegeben werden. Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl muss spätestens am Tag der Hauptversammlung bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt vorgenommen sein. | | b) | Stimmrechtsausübung im Wege der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Zur Stimmrechtsausübung bietet die Gesellschaft den Aktionären oder ihren Bevollmächtigten an, den von der Gesellschaft benannten Mitarbeitern als Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisungen zu erteilen. Die Stimmrechtsvertreter werden das Stimmrecht ausschließlich aufgrund ausdrücklicher und eindeutig erteilter Weisungen ausüben. Deshalb müssen die Aktionäre zu den Gegenständen der Tagesordnung, zu denen sie eine Stimmrechtsausübung wünschen, ausdrückliche und eindeutige Weisungen erteilen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, gemäß diesen Weisungen abzustimmen. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung zu einem Gegenstand der Tagesordnung fehlt, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungspunkt der Stimme enthalten. Sie nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen entgegen. Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können elektronisch im HV-Portal der Gesellschaft abgegeben werden. Die Vollmachts- und Weisungserteilung über das HV-Portal ist auch noch während der Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt erfolgt sein. Die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Erteilung von Weisungen an diese können ferner per E-Mail bis 27. Oktober 2026, 24:00 Uhr (MEZ) (Zugang maßgeblich), bei der Gesellschaft über die folgende Adresse erfolgen: hv@gfei.de Das Formular zur Stimmrechtsausübung, von dem bei der Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft per E-Mail Gebrauch zu machen ist, steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ zum Download bereit. | | c) | Änderung und Widerruf von Briefwahlstimmen oder erteilten Vollmachten und Weisungen, Verhältnis von Briefwahlstimmen zu erteilten Vollmachten und Weisungen sowie weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung Ein Widerruf oder eine Änderung von abgegebenen Briefwahlstimmen oder erteilten Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann elektronisch über das HV-Portal vorgenommen werden. Dies ist auch noch während der Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt erfolgt sein. Ein Widerruf oder eine Änderung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter kann ferner per E-Mail spätestens bis 27. Oktober 2026, 24:00 Uhr (MEZ) (Zugang maßgeblich), über die folgende Adresse erfolgen: hv@gfei.de Wenn der Gesellschaft für ein und denselben Aktienbestand über das HV-Portal, gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212) und per E-Mail voneinander abweichende, formal ordnungsgemäße Erklärungen zur Stimmrechtsausübung zugehen, werden die über das HV-Portal zugegangenen Erklärungen berücksichtigt, sofern diese nicht vorhanden, die Erklärungen gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212); bei voneinander abweichenden, formal ordnungsgemäßen Erklärungen, die über das gleiche Medium (HV-Portal bzw. § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212) bzw. E-Mail) zugehen, wird jeweils die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung berücksichtigt. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme bzw. Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung. |
| | 5. | Weitere Rechte der Aktionäre | a) | Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist ausschließlich entweder schriftlich an den Vorstand der electrovac AG unter der Anschrift electrovac AG
Stichwort „Hauptversammlung“
Anglstr. 4
94121 Salzweg oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB (d.h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) per E-Mail an ir@electrovac.com zu richten. Es muss der Gesellschaft spätestens am Sonntag, 27. September 2026, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Anderweitig adressierte Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden nicht berücksichtigt. Die Bekanntmachung und Zuleitung von ordnungs- und fristgemäßen Ergänzungsverlangen erfolgen in gleicher Weise wie bei der Einberufung. | | b) | Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge und Wahlvorschläge einschließlich eines Nachweises der Aktionärseigenschaft sind ausschließlich an electrovac AG
Stichwort „Hauptversammlung“
Anglstr. 4
94121 Salzweg oder per E-Mail an ir@electrovac.com zu richten. Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen werden nach ihrem Eingang unter der Internetadresse https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ veröffentlicht. Dabei werden die bis zum Dienstag, 13. Oktober 2026, 24:00 Uhr (MESZ), bei der oben genannten Adresse bzw. per E-Mail eingehenden Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den Punkten dieser Tagesordnung berücksichtigt, sofern die Aktionärseigenschaft nachgewiesen wird. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Für Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern oder Aufsichtsratsmitgliedern gilt dies gemäß § 127 AktG sinngemäß; Wahlvorschläge von Aktionären brauchen nicht begründet zu werden. | | c) | Recht zur Einreichung von Stellungnahmen Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre haben das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ in Textform einzureichen. Stellungnahmen sind gemäß § 130a AktG bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis Donnerstag, 22. Oktober 2026, 24:00 (MESZ), einzureichen. Ihr Umfang darf 10.000 Zeichen nicht überschreiten. Je Depot kann nur eine Stellungnahme eingereicht werden. Eingereichte Stellungnahmen, die diesen Anforderungen genügen, werden gemäß § 130a AktG spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis Freitag, 23. Oktober 2026, 24:00 Uhr (MESZ), im HV-Portal unter Veröffentlichung des Namens des Aktionärs zugänglich gemacht. Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, die Stellungnahme in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthält, oder wenn der einreichende Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird. Fragen, Anträge, Wahlvorschläge und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, die in Stellungnahmen enthalten sind, werden nicht als solche berücksichtigt. Diese sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung gesondert angegebenen Wegen einzureichen bzw. zu stellen oder zu erklären. | | d) | Rederecht und Auskunftsrecht in der Hauptversammlung Elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre haben ein Rede- und ein Auskunftsrecht in der Hauptversammlung. Eine Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht möglich. Auskunftsverlangen dürfen Bestandteil eines Redebeitrags sein. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär oder Bevollmächtigten und Gesellschaft in der Versammlung zuvor zu überprüfen und die Wortmeldung zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. | | e) | Anträge und Wahlvorschläge in der Hauptversammlung Elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre haben außerdem das Recht, in der Hauptversammlung Anträge zu stellen und Wahlvorschläge zu unterbreiten. Dies gilt auch für Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG, unabhängig davon, ob sie zugänglich gemacht wurden oder nicht. Anträge und Wahlvorschläge dürfen Bestandteil eines Redebeitrags sein. Zur Ausübung dieser Rechte in der Hauptversammlung ist die von der Gesellschaft angebotene Videokommunikation im HV-Portal zu verwenden, womit zur Ausübung eine elektronische Zuschaltung der Aktionäre zur Hauptversammlung erforderlich ist. Die Ausübung erfordert, dass jeder Aktionär oder sein Bevollmächtigter zuvor über die im HV-Portal vorgesehene Schaltfläche „Wortmeldung“ eine Wortmeldung abgibt. Dies ist ausschließlich am Tag der Hauptversammlung bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt möglich. Die vorstehenden Rechte können auch von bevollmächtigten Dritten eines Aktionärs ausgeübt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben die vorstehenden Rechte jedoch nicht für die sie bevollmächtigenden Aktionäre aus. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär oder Bevollmächtigten und Gesellschaft in der Versammlung zuvor zu überprüfen und die Wortmeldung zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nichtsichergestellt ist. | | f) | Widerspruchsrecht der Aktionäre Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können vom Beginn bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung über das HV-Portal der Gesellschaft auf elektronischem Weg Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des amtierenden Notars erklären. Hierzu ist die im HV-Portal vorgesehene Schaltfläche „Widerspruch“ zu verwenden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erklären keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des amtierenden Notars. |
| | 6. | Weitergehende Erläuterungen und Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft Den Aktionären sind die Informationen zur Hauptversammlung nach § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.electrovac.com/investor-relations/hauptversammlung/ zugänglich. Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG finden sich ebenfalls auf dieser Internetseite. | | 7. | Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte Das Grundkapital der electrovac AG beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 16.000.000 Euro und ist in 16.000.000 Stück Stückaktien eingeteilt. Jede Aktie gewährt eine Stimme, sodass 16.000.000 Stimmrechte bestehen. | | 8. | Hinweise zum Datenschutz Im Rahmen der Grundsätze einer fairen und transparenten Datenverarbeitung unterrichten wir, die electrovac AG, Sie nachfolgend über die Sie betreffende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung. | a) | Verantwortliche Stelle Für die Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die electrovac AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten: electrovac AG
Anglstraße 4
94121 Salzweg
Telefon: +49 (0) 851 / 491 - 0
E-Mail: info@electrovac.com | | b) | Konkrete Datenverarbeitungsprozesse Die electrovac AG verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten ihrer Aktionärinnen und Aktionäre: | i) | Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung Zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung verarbeiten wir | • | Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse), | | • | Informationen über ihre Aktien (zum Beispiel Anzahl der Aktien) und | | • | Verwaltungsdaten in Form von Zugangsnummer und Account-Daten des passwortgeschützten HV-Portals. |
Weiterhin verarbeiten wir auch Informationen zu Fragen und sonstigen Anfragen sowie Stellungnahmen von Aktionärinnen und Aktionären und ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die Hauptversammlung über das HV-Portal eingereicht werden. Zweck der Datenverarbeitung ist die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung ist Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO i.V.m §§ 118a, 122, 123, 126, 127 129, 130a, 175 AktG. Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionärinnen und Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzukommen, ist die Verarbeitung der oben genannten Daten unerlässlich, da sich die Aktionärinnen und Aktionäre ohne Verarbeitung dieser Daten weder zur Hauptversammlung anmelden noch an dieser teilnehmen könnten. Sofern Aktionärinnen und Aktionäre beziehungsweise ihre Bevollmächtigten von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser HV-Portal Stellungnahmen einzureichen, erfolgt dies unter Nennung ihres Namens im passwortgeschützten HV-Portal. Dieser kann dann von anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Zweck der Datenverarbeitung ist die ordnungsgemäße Entgegennahme und Veröffentlichung von Stellungnahmen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist die Einwilligungserklärung des Einreichenden, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, das berechtigte Interesse der Gesellschaft, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 130a AktG. | | ii) | Nutzung des HV-Portals Wenn Aktionärinnen und Aktionäre unser HV-Portal nutzen, erheben wir die zur Nutzung erforderlichen Daten. Dazu gehören: | • | Zugangsdaten | | • | Zugriffs- und Geräteinformationen, die in den Webserver-Log-Files protokolliert werden: | • | abgerufene beziehungsweise angefragte Daten; | | • | Datum und Uhrzeit des Abrufes; | | • | Meldung, ob der Abruf erfolgreich war; | | • | Typ des verwendeten Webbrowsers; | | • | Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite); | | • | IP-Adresse; | | • | Aktionärsnummer und Session-ID; Log-in. |
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Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser HV-Portal besuchen. Die Verarbeitung der oben genannten Daten dient dem Zweck, das HV-Portal technisch bereitstellen zu können, sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist das berechtigte Interesse der Gesellschaft an der ordnungsgemäßen Bereitstellung des HV-Portals, der Sicherstellung einer funktionierenden und geschützten IT-Infrastruktur sowie eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung., Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. |
| | c) | Empfänger der Daten Personenbezogene Daten, die die Aktionärinnen und Aktionäre betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Soweit Dritte von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt wurden, kann es zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch diese kommen. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa IR- oder HV-Agenturen, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Das HV-Portal wird durch unsere Dienstleisterin GFEI HV GmbH, Ostergrube 11, 30559 Hannover, ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben. Erforderliche vertragliche Regelungen wurden geschlossen. Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechtes in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Aktionärinnen und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über die von Aktionärinnen und Aktionären erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen beziehungsweise -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionärinnen oder Aktionären gestellt werden, die personenbezogenen Daten dieser Aktionärinnen oder Aktionäre veröffentlicht. Werden Stellungnahmen eingereicht, kann der zugehörige Name des Einreichenden von anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland findet nicht statt. | | d) | Speicherfristen Die oben genannten personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die jeweils genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu einer weiteren Speicherung verpflichten. | i) | Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung Die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erhobenen Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich. | | ii) | Technische Daten (Nutzung des HV-Portals) Die vorgenannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen werden in der Regel 30 Tage nach Ablauf der virtuellen Hauptversammlung gelöscht, soweit sie nicht unter die Aufbewahrungsfristen für Hauptversammlungsunterlagen fallen. |
| | e) | Betroffenenrechte Aktionärinnen und Aktionäre haben das Recht, | • | über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten (Artikel 15 DSGVO); | | • | auf Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO); | | • | die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen (Artikel 18 DSGVO); | | • | auf Löschung (Artikel 17 DSGVO - soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Artikel 17 Absatz 3 DSGVO entgegenstehen); | | • | auf Übertragung sämtlicher von ihnen an uns übergebenen Daten in einem gängigen Dateiformat (Artikel 20 DSGVO - Recht auf Datenportabilität); | | • | auf Widerspruch: Soweit wir Daten von Aktionärinnen und Aktionären zur Wahrung berechtigter Interessen der electrovac AG verarbeiten, haben diese das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen (Artikel 21 DSGVO - Widerspruchsrecht). Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient; | | • | Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt. |
Zur Ausübung ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: info@electrovac.com Darüber hinaus haben die betroffenen Aktionärinnen und Aktionäre auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO. Die Beschwerde kann bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat des gewöhnlichen Aufenthaltsorts des/der Betroffenen, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes eingereicht werden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist das: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
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91522 Ansbach Postfach 1349
91504 Ansbach
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