Urlaubsanspruch bei Krankheit: Was Arbeitnehmer jetzt wissen müssen

Die beginnende Reisesaison 2026 wirft erneut Fragen auf: Wie verhält es sich mit dem Urlaub, wenn man im Ausland erkrankt? Aktuelle Gerichtsurteile und digitale Meldesysteme schaffen Klarheit – und neue Pflichten für Beschäftigte.

Urlaubstage zurückholen: So funktioniert es rechtssicher

Grundsätzlich gilt: Krankheitstage während des genehmigten Urlaubs werden nicht vom Jahreskontingent abgezogen. Voraussetzung ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Dieser Schutzparagraph im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) stellt sicher, dass der Erholungszweck nicht durch gesundheitliche Probleme vereitelt wird.

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Doch der Mechanismus läuft nicht von selbst an. Arbeitnehmer müssen aktiv werden. Nach Vorlage des Attests werden die erkrankten Tage auf das Urlaubskonto gutgeschrieben. Wichtig: Man kann die laufende Freizeit nicht einfach um die Krankheitstage verlängern. Die „zurückerstatteten“ Tage müssen vielmehr neu beantragt werden – in Abstimmung mit den betrieblichen Erfordernissen.

Eine entscheidende Klarstellung traf das Bundesarbeitsgericht (BAG) Ende Mai 2024. Demnach gelten rein präventive Maßnahmen wie eine behördliche Quarantäne ohne Krankheitssymptome nicht als Grund für eine Urlaubsrückerstattung. Das Risiko einer solchen „Störung“ liege beim Arbeitnehmer, solange kein ärztliches Attest vorliege.

Die digitale Meldepflicht: eAU ersetzt nicht die Kommunikation

Seit der Vollimplementierung des Systems für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) 2023 hat sich der administrative Aufwand in Deutschland verändert. Ärzte übermitteln die Daten direkt an die Krankenkassen, Arbeitgeber holen sie elektronisch ab.

Doch das digitale System entbindet nicht von der primären Meldepflicht. Laut Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) müssen Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber „unverzüglich“ – also sofort – über den Beginn der Arbeitsunfähigkeit informieren. Diese erste Mitteilung sollte auch die voraussichtliche Dauer enthalten.

Rechtsanwälte beobachten Anfang 2026, dass viele Beschäftigte diesen Schritt vergessen. Sie glauben fälschlicherweise, das eAU-System regle alles. Ein Fehler, der zu Abmahnungen oder im Wiederholungsfall sogar zur Kündigung führen kann. Die persönliche, informelle Ankündigung per Telefon oder E-Mail bleibt unverzichtbar.

Krank im Ausland: Strengere Regeln gelten

Die rechtlichen Anforderungen verschärfen sich deutlich, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb Deutschlands erkrankt. Das heimische eAU-System gilt hier nicht. Reisende müssen sich daher eine physische, den deutschen Standards entsprechende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von einem lokalen Arzt ausstellen lassen.

Das EFZG schreibt für Auslandsfälle erweiterte Pflichten vor:
* Sofortige Benachrichtigung: Arbeitgeber und Krankenkasse müssen umgehend über die Krankheit, die voraussichtliche Dauer und die aktuelle Adresse am Reiseziel informiert werden.
* Adressenpflicht: Bei einem Ortswechsel während der Krankheit muss der neue Aufenthaltsort mitgeteilt werden.
* Rückreiseanzeige: Nach der Rückkehr nach Deutschland müssen Arbeitgeber und Kasse unverzüglich informiert werden.

Wer diese Schritte vernachlässigt, riskiert nicht nur den Entgeltfortzahlungsanspruch, sondern auch die Rückerstattung der Urlaubstage. Arbeitgeber dürfen ausländische Atteste prüfen – im Zweifel trägt der Mitarbeiter die Beweislast für deren Echtheit.

Neue Urteile: Verfall, Verzicht und Abgeltung

Das BAG hat 2025 wichtige Grundsatzurteile zum Urlaubsverfall bei Langzeiterkrankung gefällt. So entschied es im Juli 2025, dass individuelle Arbeitsverträge für Arbeitnehmer günstigere Regelungen als Tarifverträge vorsehen können. Steht im Vertrag, dass Urlaubstage während einer Krankheit nicht verfallen, gilt dies – auch über die typische 15-Monats-Frist hinaus.

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Ebenfalls im Juni 2025 bekräftigte das Gericht: Arbeitnehmer können auf ihren gesetzlichen Mindesturlaub während des Arbeitsverhältnisses nicht wirksam verzichten. Vereinbarungen, krankheitsbedingt ausgefallene Urlaubstage „verkaufen“ zu wollen, sind daher in der Regel unwirksam.

Bei der finanziellen Abgeltung nicht genommenen Urlaubs nach langer Krankheit gilt ein weiterer Grundsatz: Die Berechnung muss sich an den aktuellsten Lohnsätzen orientieren, etwa dem zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung gültigen Mindestlohn, und nicht an niedrigeren Sätzen vom Beginn der Erkrankung.

Die Pflicht der Arbeitgeber: Individuelle Hinweise sind entscheidend

Für Unternehmen rückt 2026 die Hinweispflicht in den Fokus. Urlaubstage verfallen nicht mehr automatisch zum Jahresende oder nach der 15-monatigen Schonfrist bei Langzeiterkrankung. Das haben EuGH und BAG in den vergangenen Jahren klargestellt.

Arbeitgeber müssen jetzt aktiv werden. Sie sind verpflichtet, jeden Mitarbeiter individuell und konkret über dessen restliche Urlaubstage und deren exaktes Verfallsdatum zu informieren. Pauschale Hinweise im Newsletter oder am Schwarzen Brett genügen nicht. Unterlässt der Arbeitgeber diese spezifische Benachrichtigung, können die Tage unbegrenzt fortbestehen – und zu erheblichen finanziellen Verpflichtungen in der Bilanz führen.

Eine Ausnahme bestätigten Gerichte Anfang 2026 nur für den seltenen fall, dass ein Arbeitnehmer vom 1. Januar an durchgehend und länger als 15 Monate erkrankt ist. Hier kann der Urlaub auch ohne spezielle Mahnung verfallen, da eine Urlaubsnahme unmöglich war.

Ausblick: Mehr Klarheit, mehr Eigenverantwortung

Arbeitsrechtsexperten rechnen mit weiteren europäischen Harmonisierungsbemühungen für digitale Krankmeldungen. Während die eAU in Deutschland Prozesse vereinfacht, bleibt der „Papierkrieg“ bei Auslandsreisen ein Reibungspunkt für Personalabteilungen und Mitarbeiter.

Unternehmen sollten ihre Reise- und Krankheitsrichtlinien angesichts der BAG-Urteile von 2025 aktualisieren. Bis zum Ende des dritten Quartals jedem Mitarbeiter einen personalisierten „Urlaubsstatus“ mitzuteilen, wird zum Standard, um das „Urlaubshamstern“ und finanzielle Risiken zu begrenzen. Für Arbeitnehmer lautet die Botschaft zur Reisesaison 2026: Digitale Systeme helfen, aber sie ersetzen nicht die persönliche Pflicht, den Arbeitgeber sofort und korrekt zu informieren – besonders an der Grenze.

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