Acht Jahre statt zehn: Neue Fristen für deutsche Unternehmen

Die digitale Buchhaltungspflicht wird strenger – und gleichzeitig einfacher. Ein Überblick.

Seit Januar 2025 gilt in Deutschland eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Belege: Statt zehn Jahren sind es nur noch acht. Grund ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Die Regelung soll vor allem kleine und mittlere Unternehmen entlasten, die oft unter der Last jahrelanger Archivierung stöhnen.

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Doch Vorsicht: Die neue Frist gilt nicht für alle Dokumente. Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden. Auch die allgemeine Geschäftskorrespondenz bleibt sechs Jahre lang relevant. Wer also glaubt, pauschal alles nach acht Jahren löschen zu können, liegt falsch.

Sonderregeln für Banken und Versicherungen

Die Politik hat schnell reagiert, als Kritiker warnten, dass kürzere Fristen Steuerfahndungen behindern könnten. Im August 2025 entschied die Bundesregierung daher: Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute müssen weiterhin zehn Jahre archivieren. Ein klassischer Fall von „Entlastung ja, aber nicht überall".

Die GoBD: Was sich geändert hat

Parallel zu den neuen Fristen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) angepasst. Die zweite Novelle vom Juli 2025 bringt Klarheit für die digitale Archivierung:

• Bei E-Rechnungen ist der strukturierte XML-Teil das rechtlich relevante Element
• Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD reicht es aus, wenn aus den XML-Daten jederzeit eine lesbare Version erzeugt werden kann
• Enthält ein PDF jedoch zusätzliche steuerrelevante Informationen (etwa Buchungsvermerke oder Signaturen), muss es archiviert werden

Ein zentraler Grundsatz bleibt: Dokumente müssen im Originalformat gespeichert werden – so, wie sie eingegangen sind. Auch wenn eine Rechnung intern konvertiert wird, muss die ursprüngliche Dateistruktur erhalten bleiben. Nur so ist die Unveränderbarkeit bei Betriebsprüfungen gewährleistet.

Die E-Rechnungspflicht kommt in Wellen

Seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Ausstellungspflicht wird schrittweise eingeführt:

• Ab 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen
• Ab 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen

Das BMF hat im März 2026 aktualisierte FAQ veröffentlicht, die technische Details klären. Demnach unterscheidet man zwischen Formatfehlern (Verstöße gegen die Syntax der europäischen Norm EN 16931) und Geschäftsregelfehlern (etwa falsche Mehrwertsteuersätze). In beiden Fällen bleibt der Unternehmer für die Richtigkeit verantwortlich.

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ZUGFeRD 2.5: Neue Standards ab Mai 2026

Am 20. Mai 2026 startet die nächste Evolutionsstufe: ZUGFeRD 2.5. Entwickelt in Zusammenarbeit mit den französischen Behörden, bringt dieses Update:

• Unterstützung für Bruttorechnungen
• Vollständige Kompatibilität mit den aktuellen EU-Standards
• Bessere grenzüberschreitende Nutzung im europäischen Digitalen Binnenmarkt

Für Unternehmen mit Frankreich-Geschäft ist das eine wichtige Neuerung – die Harmonisierung der Rechnungsformate zwischen beiden Ländern wird endlich Realität.

Das Risiko der vorzeitigen Löschung

Trotz der verkürzten Fristen: Experten raten zur Vorsicht. Denn die Ablaufhemmung nach § 171 AO kann die tatsächliche Aufbewahrungsdauer erheblich verlängern. Solange eine Steuerprüfung läuft oder angekündigt ist, verjährt der Anspruch nicht – und damit auch nicht die Aufbewahrungspflicht.

Viele Unternehmen entscheiden sich daher für eine einheitliche Zehn-Jahres-Frist für alle Buchhaltungsunterlagen. Das vermeidet das Risiko, versehentlich Dokumente zu löschen, die noch gebraucht werden.

Was Prüfer heute sehen

Die Digitalisierung hat die Betriebsprüfung verändert. Finanzämter nutzen zunehmend maschinelle Auswertungen archivierter Daten. Die Integrität der „Prozesskette" – also der Nachweis, dass Dokumente unverändert gespeichert wurden – wird zum entscheidenden Kriterium. Wer hier Fehler macht, riskiert Schätzungen oder Strafen.

Ausblick: Was kommt als Nächstes?

Bis 2028 wird die E-Rechnungspflicht vollständig umgesetzt sein. Parallel treibt die EU-Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA) die Harmonisierung der Mehrwertsteuersysteme voran. Deutsche Unternehmen sollten jetzt ihre Dokumenten-Management-Systeme (DMS) auf die neuen Anforderungen prüfen.

Die zentrale Frage: Sind die Systeme bereit für ZUGFeRD 2.5? Können sie die neuen Formate verarbeiten, ohne die Originaldateien zu verändern? Die Finanzämter werden immer digitaler – und der Spielraum für Fehler immer kleiner.

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