Arbeitszeiterfassung: Neue digitale Pflicht für Millionen Betriebe

Ein neuer Gesetzesentwurf des Arbeitsministeriums sieht vor, dass die meisten Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter künftig elektronisch erfassen müssen. Beginn, Ende und Gesamtdauer der Arbeitszeit sollen digital festgehalten werden – ein deutlicher Einschnitt in die Verwaltungspraxis vieler Betriebe.

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Vom Gerichtsurteil zum Gesetz

Der Vorstoß ist die logische Konsequenz aus einem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022. Schon damals stellten die Richter klar: Die Erfassung der Arbeitszeit ist für Arbeitgeber verpflichtend. BAG-Präsidentin Inken Gallner bestätigte diese Pflicht auf Basis des Arbeitsschutzgesetzes. Was bislang fehlte: konkrete Vorgaben zur Form der Aufzeichnung.

Bundesarbeitsminister Hubertus Heil betont, dass die Lösung für die Wirtschaft praktikabel bleiben müsse. Der neue Gesetzesentwurf soll diese Lücke nun schließen und klare Regeln für die digitale Umsetzung liefern. Bis das Gesetz in Kraft tritt, gilt eine Übergangsregelung: Bußgelder drohen in der Regel nur dann, wenn die Gewerbeaufsicht einen Verstoß feststellt und der Arbeitgeber ihn nicht abstellt.

Gestaffelte Fristen für Unternehmen

Der Entwurf sieht unterschiedliche Übergangsfristen vor – abhängig von der Unternehmensgröße. Große Betriebe mit mehr als 250 Beschäftigten müssen die elektronische Zeiterfassung innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten umsetzen. Mittelständische Firmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben zwei Jahre Zeit. Kleine Unternehmen mit 11 bis 49 Angestellten dürfen sich fünf Jahre vorbereiten.

Die kleinsten Betriebe bleiben außen vor: Firmen mit weniger als zehn Beschäftigten sind von der elektronischen Pflicht ausgenommen. Auch Tarifparteien können per Vereinbarung weiterhin Papieraufzeichnungen nutzen. Ein wichtiges Detail: Arbeitgeber dürfen die Zeiterfassung auf ihre Mitarbeiter übertragen – die Beschäftigten haben aber stets Anspruch auf eine Kopie ihrer dokumentierten Stunden.

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Reform im weiteren Kontext

Die Digitalisierung der Arbeitszeitdokumentation ist Teil einer größeren Debatte um die Modernisierung des deutschen Arbeitsrechts. Erst Mitte Mai sprach sich IW-Direktor Michael Hüther für eine Reform aus, die die starre tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden durch ein flexibleres Wochenmodell ersetzen soll. Vor allem Büro- und Dienstleistungsbranchen würden davon profitieren, so Hüther.

Doch die Pläne sind umstritten. Während der Koalitionsvertrag von Union und SPD eine Arbeitszeitreform vorsieht, hat sich SPD-Politikerin Bärbel Bas bereits von den Plänen distanziert. Auch der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) lehnt die Vorschläge ab.

Die Entwicklung passt in ein größeres Bild der Verwaltungsdigitalisierung. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen bereits elektronische Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 folgt die Pflicht zum Versand für Firmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz. Ein Jahr später gilt das für alle B2B-Geschäfte. Eine YouGov-Umfrage zeigt jedoch: Ein Drittel der Unternehmen hat noch nie eine E-Rechnung versendet, nur jedes vierte fühlt sich gut vorbereitet.

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