Belegaufbewahrung: Neue Kommentierung zu Pflichten für Freiberufler

In der steuerrechtlichen Fachliteratur wurde Anfang August 2026 eine wesentliche Aktualisierung zur Belegführung veröffentlicht. Eine neue fachliche Kommentierung befasst sich mit den Aufbewahrungspflichten für Selbstständige und Freiberufler im Rahmen der Einkommensteuer. Dabei wird verdeutlicht, dass für den beruflichen Bereich nach den spezifischen Regelungen des Einkommensteuergesetzes keine unmittelbare gesetzliche Pflicht zur Belegaufbewahrung besteht, die praktische Relevanz der Nachweise für die Besteuerung jedoch unvermindert hoch bleibt.

Rechtliche Einordnung und Mitwirkungspflichten

Wie aus der aktualisierten Kommentierung im Werk Littmann/Bitz/Pust zum Einkommensteuergesetz hervorgeht, ergibt sich aus dem Paragrafen 18 EStG keine direkte gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Belegen für Freiberufler. Dennoch weisen Fachleute darauf hin, dass dies nicht mit einer Befreiung von der Nachweispflicht gleichzusetzen ist. Vielmehr greifen hier die allgemeinen Mitwirkungspflichten der Abgabenordnung.

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen verlangen demnach eine umfassende Kooperation mit den Finanzbehörden. Insbesondere die Paragrafen 85, 86 sowie 90 bis 97 der Abgabenordnung bilden hierfür die Grundlage. Da die Feststellungslast für geltend gemachte Betriebsausgaben grundsätzlich beim Steuerpflichtigen liegt, ist eine ordnungsgemäße Dokumentation faktisch unumgänglich. Werden Ausgaben steuerlich geltend gemacht, muss der Steuerpflichtige im Zweifelsfall belegen können, dass diese tatsächlich angefallen sind und einen beruflichen Hintergrund haben.

Anforderungen an die Einnahme-Überschussrechnung

Die Notwendigkeit einer lückenlosen Belegführung wird zudem durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) untermauert. In Entscheidungen aus den Jahren 2018 und 2023 wurde klargestellt, dass eine ordnungsgemäße Einnahme-Überschussrechnung nach Paragraf 4 Absatz 3 EStG zwingend einen entsprechenden Belegnachweis voraussetzt. Experten empfehlen daher dringend, sämtliche Belege mindestens bis zum Ablauf der sogenannten Festsetzungsfrist aufzubewahren, um die steuerliche Anerkennung der erklärten Werte nicht zu gefährden.

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Bereits seit neun Jahren gilt in Deutschland zudem der Grundsatz der Belegvorhaltepflicht, der die frühere allgemeine Belegvorlagepflicht abgelöst hat. Das bedeutet, dass Steuerpflichtige ihre Belege nicht mehr automatisch mit der Steuererklärung einreichen müssen. Stattdessen sind sie verpflichtet, diese für Rückfragen des Finanzamts bereit zu halten. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass bei bestimmten Sachverhalten eine direkte Einreichung der Unterlagen die Bearbeitung der Steuererklärung beschleunigen kann.

Empfehlungen für besondere steuerliche Sachverhalte

Branchenberichten zufolge gibt es etwa 16 Fallgruppen, bei denen die unmittelbare Beilage von Belegen trotz der allgemeinen Vorhaltepflicht weiterhin ratsam ist. Dies betrifft vor allem neue, einmalige oder komplexe Sachverhalte mit erheblichen steuerlichen Auswirkungen. Dazu zählen unter anderem:

• Erstmalig geltend gemachte Vorsorgeaufwendungen oder bedeutende Spenden.
• Unterhaltsleistungen (für die ab 2025 der Nachweis über eine Banküberweisung erforderlich ist).
• Anträge auf unbeschränkte Steuerpflicht oder erstmalige ausländische Einkünfte.
• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer oder doppelte Haushaltsführung.
• Reisekosten sowie die Anwendung der Fünftelregelung bei Abfindungen.

Zudem wird darauf hingewiesen, dass die Finanzverwaltung in Nordrhein-Westfalen dazu übergegangen ist, keine spezifischen Prüffelder mehr für die Steuererklärungen zu veröffentlichen, was die Bedeutung einer sorgfältigen Vorbereitung der Unterlagen unterstreicht.

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Risiken bei der Einreichung von Originalbelegen

Behörden wie das Finanzamt München warnen aktuell davor, Originalbelege auf dem Postweg einzureichen. Da eingegangene Dokumente in den Finanzämtern zunehmend gescannt und die Papieroriginale anschließend vernichtet werden, sollten Steuerpflichtige lediglich Kopien übersenden.

Um das Risiko eines Dokumentenverlusts zu minimieren und eine rechtssichere Einkangsbestätigung zu erhalten, wird die elektronische Übermittlung über Portale wie ELSTER oder entsprechende Fachsoftware bevorzugt. Dies gilt nicht nur für die Steuererklärung selbst, sondern auch für Anträge, Einsprüche und sonstige Mitteilungen an die Finanzverwaltung.

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