Betriebliches Eingliederungsmanagement: Unternehmen in der Pflicht

Im Schnitt fehlten Beschäftigte 2025 zwischen 19,5 und 22,3 Tagen, je nach Krankenkasse. Die AOK verzeichnete sogar 23,9 Kalendertage Arbeitsunfähigkeit pro Mitglied. Für Unternehmen bedeutet das nicht nur Produktionsausfälle, sondern auch wachsende rechtliche Risiken.

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Denn wer sein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) nicht korrekt durchführt, riskiert vor Gericht zu scheitern. Mehrere Urteile aus dem Frühjahr 2025 haben die Anforderungen an Arbeitgeber deutlich verschärft.

Wenn der Dienstleister patzt, haftet der Chef

Das juristische Fundament für BEM bleibt § 167 Absatz 2 SGB IX. Demnach müssen Arbeitgeber jedem Mitarbeiter ein strukturiertes Wiedereingliederungsangebot machen, der innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war. Doch die Gerichte legen die Latte inzwischen hoch an.

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg entschied im Januar 2025, dass ein BEM-Verfahren ungültig war – wegen Formfehlern eines externen Dienstleisters. Die Botschaft ist klar: Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, selbst wenn er Dritte beauftragt. Wer auslagert, outsourct nicht die Haftung.

Das Arbeitsgericht Gießen stellte zudem klar: BEM ist keine einmalige Angelegenheit. Überschreitet ein Mitarbeiter erneut die Sechs-Wochen-Grenze, muss ein neues Verfahren starten – selbst wenn das alte gerade erst abgeschlossen wurde. Eine Kündigung aus gesundheitlichen Gründen ist heute praktisch nicht mehr haltbar, wenn der Arbeitgeber kein einwandfreies BEM nachweisen kann.

Datenschutz als Stolperfalle

Ein weiterer Knackpunkt: der Umgang mit personenbezogenen Daten. Mehrere Urteile aus dem Jahr 2025 haben klargestellt, dass Arbeitgeber die Teilnahme am BEM nicht von einer vorgefertigten Datenschutzerklärung abhängig machen dürfen. Stattdessen muss das Gespräch über den Ablauf des Verfahrens getrennt von der Einwilligung zur Datenverarbeitung stattfinden. Für Personalabteilungen bedeutet das: streng getrennte Dokumentation, sonst droht die Unwirksamkeit des gesamten Verfahrens.

Psychische Erkrankungen als neue Herausforderung

Längst sind es nicht mehr nur Atemwegserkrankungen oder Rückenprobleme, die Beschäftigte lange außer Gefecht setzen. Psychische Leiden – allen voran Depressionen und Angststörungen – sind zum Haupttreiber für Langzeitausfälle geworden. Ein Gesundheitsreport aus dem Frühjahr 2026 zeigt: Rund 12,5 Prozent aller Fehltage gehen auf psychische Erkrankungen zurück. Die Zahl der Ausfalltage durch Depressionen stieg auf 183 pro 100 versicherte Mitarbeiter.

Die Dauer dieser Fälle macht BEM besonders anspruchsvoll. Während ein durchschnittlicher Krankenfall rund zehn bis elf Tage dauert, liegen psychisch bedingte Ausfälle bei 28,5 bis 32,9 Tagen. Personalverantwortliche müssen hier mit Fingerspitzengefühl kommunizieren. Ein formal korrektes, aber kaltes Einladungsschreiben kann abschrecken. Experten empfehlen einen wertschätzenden und transparenten Ton, um die Hemmschwelle für betroffene Mitarbeiter zu senken.

Die wirtschaftliche Dimension

Die Kostenexplosion ist enorm. Für 2024 belief sich das Volumen der von Arbeitgebern fortgezahlten Löhne auf rund 82 Milliarden Euro. Der gesamtwirtschaftliche Produktionsausfall wurde auf 227 Milliarden Euro geschätzt – rund 5,1 Prozent des Bruttonationaleinkommens. BEM ist damit kein lästiges Bürokratie-Monster mehr, sondern ein strategisches Instrument zur Kostensenkung.

Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wird die Bindung erfahrener Mitarbeiter immer wichtiger. Die Kosten für Rekrutierung und Einarbeitung eines Ersatzes übersteigen in der Regel deutlich die Investitionen in Arbeitsplatzanpassungen oder stufenweise Wiedereingliederungspläne.

Mittelständler unterschätzen die Risiken

Viele mittelständische Unternehmen glauben noch immer, BEM sei eine Kann-Bestimmung. Ein gefährlicher Irrglaube. Der Trend, BEM an externe Berater auszulagern, hat sich als zweischneidiges Schwert erwiesen. Wie das Urteil aus Baden-Württemberg zeigt, haftet der Arbeitgeber für Fehler der Dienstleister. Die Folge: Ein verstärkter Fokus auf interne Dokumentation und Schulung von BEM-Beauftragten.

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Auch die Rolle von Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung wurde durch die jüngste Rechtsprechung gestärkt. Ein BEM-Verfahren ohne rechtzeitige Beteiligung dieser Gremien gilt häufig als rechtsunwirksam. Der Gesetzgeber will so sicherstellen, dass Alternativen zur Kündigung wirklich ausgeschöpft werden.

Ausblick: Datenschutz bleibt Dauerbrenner

Für den Rest des Jahres 2026 zeichnet sich ab: Die Schnittstelle zwischen Datenschutz und Gesundheitsmanagement wird ein zentrales Konfliktfeld bleiben. Unternehmen werden verstärkt in digitale Dokumentationssysteme investieren, die eine strikte Trennung von BEM-Akten und Personalakten gewährleisten – eine Anforderung, die Aufsichtsbehörden in den vergangenen Monaten immer wieder betont haben.

Mit der alternden Belegschaft gewinnt BEM zudem als Instrument zur Bindung der Generation 50+ an Bedeutung. Auf Bundesebene zeichnen sich Diskussionen über eine Reform des SGB IX ab, um die Einbindung von Rehabilitationsträgern in frühen Phasen des Verfahrens zu erleichtern. Für Arbeitgeber bleibt das Ziel klar: durch frühzeitige Intervention und rechtssichere Prozesse die Dauer von Langzeitausfällen reduzieren – die einzige Möglichkeit, den steigenden Kosten einer älter werdenden und zunehmend belasteten Belegschaft zu begegnen.

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