E-Rechnung ab 2026: Nur 6 Prozent der Firmen erfüllen die Pflicht
15.06.2026 - 01:48:08 | boerse-global.de
Seit dem 1. Januar 2026 müssen größere Unternehmen ihre B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen. Die Digitalisierung des Rechnungswesens erreicht damit eine entscheidende Phase – doch viele Betriebe hinken hinterher.
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Gestaffelte Einführung sorgt für unterschiedliche Fristen
Die Ausstellungspflicht gilt zunächst für Firmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Kleinere Unternehmen haben mehr Zeit: Sie müssen die Umstellung spätestens zum 1. Januar 2027 oder, je nach Konstellation, bis 2028 abschließen.
Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen besteht dagegen bereits seit Anfang 2025 für alle Unternehmen. Eine einfache PDF-Datei reicht dabei nicht mehr aus. Gefordert sind strukturierte Datenformate, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen.
Diese Formate sind erlaubt
Die zulässigen Dateiformate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland haben sich zwei Standards etabliert: die XRechnung und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Beide sind für Menschen lesbar und für Software direkt verarbeitbar.
Die revisionssichere Archivierung ist Pflicht. Jede E-Rechnung muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum unversehrt und lesbar bleiben. Gängige Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office, sevdesk oder WISO MeinBüro haben entsprechende Funktionen bereits integriert.
Nur sechs Prozent erfüllen die Vorgaben
Eine Untersuchung von Quadient und OpinionWay unter 300 deutschen Unternehmen zeigt eine erschreckende Lücke: Zwar bezeichnen drei Viertel der Firmen ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert. Doch nur etwa sechs Prozent erfüllen die vollständigen Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Knapp 48 Prozent der Betriebe versenden weiterhin Papierrechnungen. Mehr als die Hälfte hat noch kein konformes elektronisches Format implementiert.
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Handwerk sieht erheblichen Mehraufwand
Besonders das Handwerk tut sich schwer. Eine Umfrage des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH) unter knapp 2.000 Betrieben zeigt: Fast die Hälfte empfindet Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen als erheblichen Mehraufwand. Der Verband fordert Nachbesserungen und ein staatliches Validierungstool.
Cyberrisiken nehmen zu
Mit der Digitalisierung steigen auch die Sicherheitsanforderungen. Fachleute warnen vor manipulierten XML-Daten und Betrugsversuchen durch geänderte IBAN-Angaben. Empfohlen wird der Einsatz des Peppol-Netzwerks, das einen sichereren Datenaustausch als E-Mail ermöglicht. Bei Stammdatenänderungen sollte das Vier-Augen-Prinzip gelten.
Automatisierte Lösungen sollen die Buchhaltung effizienter machen. Ein für morgen angekündigter Webcast von SEEBURGER und TCG Process zeigt KI-gestützte Kontierungshilfen für SAP-Systeme. Auch SAP selbst bietet Mitte Juni Informationsveranstaltungen zur Systemkonfiguration für E-Rechnungen an.
