E-Rechnung ab 2027: Firmen über 800.000 Euro müssen umstellen

Ab Anfang 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht kommt dagegen schrittweise – mit klaren Ausnahmen.

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Wer von der E-Rechnungspflicht befreit ist

Nicht alle müssen sofort elektronisch abrechnen. Der Gesetzgeber hat mehrere Ausnahmetatbestände definiert. Privatkunden (B2C) sind komplett raus. Auch Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro bleiben von der Pflicht verschont. Gleiches gilt für Fahrausweise im Personennahverkehr.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Auch steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind ausgenommen. Ein wichtiger Hinweis für die Solarbranche: Der Nullsteuersatz für Photovoltaikanlagen befreit nicht von der E-Rechnungspflicht.

Der Zeitplan: Wer wann umstellen muss

Die Bundesregierung setzt auf eine gestaffelte Einführung. Kleine Unternehmen bekommen mehr Zeit:

• Ab 1. Januar 2027: Firmen mit mindestens 800.000 Euro Vorjahresumsatz im B2B-Bereich müssen elektronisch ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen – unabhängig von Größe oder Umsatz.

Die Empfangspflicht startet dagegen bereits am 1. Januar 2025. Wer also noch keine technische Lösung hat, sollte schnell handeln.

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Welche Formate erlaubt sind

Drei Standards haben sich in Deutschland durchgesetzt: die XRechnung, ZUGFeRD (Profile COMFORT oder EXTENDED) und Peppol BIS 3.0. Alle Formate garantieren Maschinenlesbarkeit und revisionssichere Archivierung.

Europa zieht nach

Die deutschen Regelungen sind Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Die EU-Kommission veröffentlichte im Frühjahr 2025 ein Maßnahmenpaket mit digitalen Berichtspflichten. Ab 2030 soll der grenzüberschreitende Rechnungsaustausch EU-weit Pflicht werden.

Der europäische Flickenteppich bleibt vorerst bestehen. Italien praktiziert die B2B-Pflicht bereits seit Januar 2019 über ein zentrales System. Belgien zieht zum 1. Januar 2026 nach. Polen plant die schrittweise Einführung seines KSeF-Systems ebenfalls für 2026.

Weitere Digitalisierungsschritte

Parallel zur E-Rechnung ändert sich auch das Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Ab 1. Januar 2026 müssen nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer ihre Nachweise digital über Portale wie das des BZSt einreichen. Auch hier gibt es einen Kleinbetragsschwellenwert.

Das Bundesfinanzministerium plant zudem eine Modernisierung der Kassenführung. Ein Gesetzentwurf sieht vor, die Papierbonpflicht ab 2027 für Beträge unter 30 Euro durch eine elektronische Kassenpflicht zu ersetzen – sofern die Betriebe mindestens 100.000 Euro Jahresumsatz erzielen.

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