E-Rechnung ab 2028: Reine PDFs kosten Unternehmen den Vorsteuerabzug
Veröffentlicht am: 11.10.2026 um 05:18 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Branchenexperten und Leitfäden befassen sich verstärkt mit dem grundlegenden Wandel in der Rechnungsstellung und Kassenführung: Die klassische PDF-Rechnung weicht schrittweise strukturierten Datenformaten wie Peppol, UBL und Factur-X, während zugleich der Gesetzgeber Vorgaben für digitale Belege und Kassensysteme anpasst.
Stufenplan für Unternehmen in Deutschland
In Deutschland basiert die Umstellung im B2B-Bereich auf den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931. Akzeptiert werden strukturierte XML-Dateien wie die XRechnung oder hybride Formate wie ZUGFeRD ab der Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgeschlossen sind. Auch Gutschriften sind erfasst, und Rechnungskorrekturen müssen im identischen strukturierten Format übermittelt werden.
Für die Einführung gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers Rechnungen weiterhin als Papier, PDF oder JPG versenden.
- Ab dem 1. Januar 2027 greift die Ausstellungspflicht für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
Papierbelege für Umsätze aus 2027 bleiben bis Jahresende 2027 zulässig.
- Das EDI-Verfahren bleibt über eine Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzbar.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt eine allgemeine B2B-Ausstellungspflicht. Reine PDF-Dateien gelten ab diesem Stichtag steuerrechtlich als unrichtig, was den Vorsteuerabzug ausschließt.
Ausnahmen bestehen für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Fahrausweise sowie Rechnungen bis maximal 250 Euro brutto gemäß § 33 UStDV. Solche Kleinbetragsrechnungen dürfen weiterhin auf Papier oder als Standard-PDF bereitgestellt werden.
Steuerrechtlich müssen strukturierte Rechnungsdaten gemäß GoBD für acht Jahre im Originalformat archiviert werden. Ein Fallbeispiel aus der Lackherstellung zeigt praktische Effekte: Durch den automatisierten Abgleich von über 1.500 Rechnungen pro Monat sank dort die Zahlungsdauer von 45 auf 7 Tage.
Neuregelung der Kassen- und Bonpflicht
Parallel zur elektronischen Rechnung plant die Bundesregierung Änderungen bei Vor-Ort-Transaktionen. Das Bundeskabinett beschloss am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf von Finanzminister Lars Klingbeil, der ab dem 1. Januar 2028 die generelle Pflicht zum Papierbon aufhebt.
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Händler sollen Belege stattdessen standardmäßig digital per QR-Code, E-Mail, NFC, Download-Link oder Kundenkonto bereitstellen; Kunden können weiterhin einen Papierbeleg verlangen.
Der Entwurf sieht zudem eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr vor, sofern der jährliche Bargeldumsatz nicht unter 12.000 Euro liegt. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Nach Schätzungen der Bundesregierung müssen rund 114.800 Kassen neu beschafft werden, während rund 115.000 offene Ladenkassen abgelöst werden.
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Die jährliche Entlastung für die Wirtschaft wird auf rund 106 Millionen Euro beziffert. Der Handelsverband HDE kritisierte den Entwurf wegen Abweichungen von früheren Zusagen im Koalitionsvertrag, während Vertreter des Handwerks eine Verschiebung auf 2029 fordern. Die parlamentarische Verabschiedung steht noch aus.
Europäische Entwicklung und Vorgaben
Auf europäischer Ebene trat am 14. April 2025 die ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516 in Kraft. Sie sieht vor, dass strukturierte E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte ab dem 1. Juli 2030 verbindlich werden.
Einzelne Staaten befinden sich in unterschiedlichen Umsetzungsphasen:
- Frankreich: Seit dem 1. September 2026 müssen Großunternehmen und Betriebe mit 250 bis 4.999 Mitarbeitern Rechnungen elektronisch ausstellen; alle umsatzsteuerpflichtigen Firmen müssen diese empfangen können. Die Steuerbehörde DGFiP registrierte rund 150 Plattformen, die Formate wie Factur-X, UBL und CII unterstützen.
Ab dem 1. September 2027 gilt die Pflicht auch für kleinere Unternehmen und Selbstständige. Nicht-konforme Rechnungen kosten 50 Euro Bußgeld, fehlende E-Reporting-Meldungen 500 Euro.
- Niederlande: Das Kabinett kündigte am 11. September 2026 eine E-Rechnungspflicht an.
Nach Plänen der Regierung soll die Pflicht im B2B-Handel ab dem 1. Juli 2030 grenzüberschreitend und ab dem 1. Juli 2031 im Inland greifen.
- Italien und Spanien: Während Italien sein SdI-System bereits seit 2019 nutzt, wird die erste Phase der Pflicht in Spanien für den Herbst 2027 erwartet.
