E-Rechnung: BMF hält an Pflicht ab 2027 für Firmen über 800.000 Euro fest

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 seine Leitlinien aus den Jahren 2024 und 2025 zur elektronischen Rechnung ergänzt. An den gesetzlichen Fristen hält das Ministerium dabei unverändert fest: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab Januar 2027 strukturierte B2B-E-Rechnungen ausstellen. Die allgemeine Übergangsfrist endet Ende 2027.

Festhalten am gesetzlichen Stufenplan

Das aktuelle Schreiben stellt klar, dass § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes unverändert bleibt. Während die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt, greift die Ausstellungspflicht schrittweise.

Unternehmen, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro überstieg, sind ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, strukturierte Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auszugeben. Betrug der Vorjahresumsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro, gilt eine verlängerte Frist bis zum 31. Dezember 2027, sodass die Pflicht erst ab dem 1. Januar 2028 greift.

Damit erteilte das Ministerium Forderungen aus der Wirtschaft eine Absage. Am 22. Juni 2026 hatte der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) gefordert, den Starttermin für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Dieser Initiative hatten sich auch Handwerkskammern und der Sächsische Handwerkstag angeschlossen.

Regelungen für Übergangszeit und Vorsteuerabzug

Das BMF gewährt in seinem Schreiben eine Schonfrist rein für inhaltliche Fragen, nicht jedoch für die Einführungspflicht an sich. E-Rechnungen mit einem Ausstellungsdatum bis zum 31. Dezember 2026 werden demnach nicht beanstandet, auch nicht im Hinblick auf den Vorsteuerabzug, sofern sie den früheren BMF-Vorgaben entsprechen. Der Schutz für Rechnungen bis Ende 2026 nach den Leitlinien von 2024 und 2025 bleibt bestehen.

Zugleich betont das Ministerium, dass die umsatzsteuerliche Gültigkeit einer E-Rechnung nicht von einer technischen Validierung abhängt und kein staatliches Prüfwerkzeug bereitgestellt wird. Technische Validierungsfehler führen somit nicht automatisch dazu, dass ein Dokument seinen Status für die Umsatzsteuer verliert.

Rechnungen mit einer Gesamtsumme von bis zu 250 Euro gemäß § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) bleiben dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

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Vorgaben für Datenstrukturen und Spezialfälle

Grundsätzlich müssen sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in den strukturierten Datenfeldern enthalten sein, während ergänzende Unterlagen als eingebettete Anhänge zu übermitteln sind. Für bestimmte Abrechnungsformen gelten konkrete Sonderregelungen:

• Bauabrechnungen: Einzelgewerke und Gesamtsummen müssen strukturiert übermittelt werden. Detaillierte Mengenberechnungen können als Anhang oder als GAEB-Datei beigefügt werden.
• Brutto-Preis-Rechnungen: Bis zum 31. Dezember 2027 reicht es aus, wenn aggregierte Nettobeträge je Umsatzsteuersatz strukturiert übermittelt werden, während Einzelposten als Anhang verbleiben dürfen.
• Mischmandate: Bei Geschäftsbeziehungen mit gemischter B2B- und B2C-Kundschaft genügt eine Prüfung des Kundenstatus zu Vertragsbeginn oder bei Vertragsänderungen.
• Anzahlungen und Schlussrechnungen: Anzahlungen, die vor Beginn des jeweiligen Mandats geleistet wurden, müssen nicht nachträglich umgewandelt werden. Für Schlussrechnungen besteht eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2030.
• Rechnungskorrekturen: Korrekturen müssen ebenfalls als E-Rechnung erfolgen, wobei die gewählte Methode nicht fest vorgeschrieben ist.

Als weiteren Schritt plant das BMF die Einführung eines elektronischen Meldesystems (E-Reporting) für das Jahr 2030, um die Vorgaben mit der europäischen Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zu synchronisieren.

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Umsetzungsstand in der Praxis

Dass die Ausgestaltung der Vorgaben für viele Betriebe mit Herausforderungen verbunden ist, belegen Branchenerhebungen. Eine Umfrage des Vereins eurofactura e.V. aus den Monaten August und September 2026 ergab, dass in zahlreichen Firmen weiterhin erheblicher Nachholbedarf bei der praktischen Umsetzung der E-Rechnung besteht.

Mit dem herannahenden Jahreswechsel 2027 wächst der Druck auf die betroffenen Unternehmen, ihre Abrechnungsprozesse an die strukturierten Formate anzupassen.