E-Rechnung: Neue Pflichten für Unternehmen ab Januar 2027
Veröffentlicht am: 05.08.2026 um 06:09 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die Anforderungen an die Archivierung steuerrelevanter Dokumente unterliegen einem stetigen Wandel, der sowohl durch gesetzliche Neuregelungen als auch durch die zunehmende Digitalisierung der Finanzverwaltung getrieben wird. Für Steuerpflichtige – von Privatpersonen bis hin zu Großunternehmen – ergeben sich daraus differenzierte Pflichten, deren Missachtung zu steuerlichen Beanstandungen oder Bußgeldern führen kann.
Differenzierte Fristen für Privatpersonen und einkommensstarke Haushalte
Für Privatpersonen gelten unterschiedliche Zeiträume für die Aufbewahrung von Unterlagen, die je nach Einkommensart und Dokumententyp variieren. Ein wesentlicher Schwellenwert betrifft Haushalte mit Einkünften von mehr als 500.000 Euro pro Jahr. In diesen Fällen müssen Belege sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Für die allgemeine Korrespondenz mit dem Finanzamt wird für Steuerbescheide eine Frist von zehn Jahren angesetzt, während einfache Steuerbelege über vier Jahre vorgehalten werden sollten.
Bei Bankunterlagen, wie etwa Kontoauszügen, gilt eine Aufbewahrungsdauer von drei Jahren. Gehaltsabrechnungen sollten nach Experteneinschätzung mindestens ein Jahr lang gesichert werden. Für Handwerkerrechnungen besteht eine zweijährige Gewährleistungspflicht, wobei die Verjährungsfristen zwischen drei und fünf Jahren liegen können. Bestimmte Dokumente, darunter Geburtsurkunden, Verträge und Rentenunterlagen, gelten als unverzichtbar und sollten dauerhaft aufbewahrt werden.
Digitalisierung im Unternehmen: E-Rechnung und elektronische Entgeltunterlagen
Im unternehmerischen Bereich verschärfen sich die Vorgaben durch die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht. Bereits seit dem 1. Januar 2025 besteht für alle Unternehmen die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich folgt gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, bevor sie ab dem 1. Januar 2028 für den gesamten B2B-Sektor verbindlich wird.
Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind nach § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, unterliegen jedoch seit Anfang 2025 der Empfangspflicht und müssen die Dokumente acht Jahre lang maschinenlesbar archivieren.
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Auch die Lohnbuchhaltung ist von der Digitalisierung betroffen. Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist des § 8 Abs. 3 BVV, womit bisher befreite Arbeitgeber zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet werden. Dies umfasst Nachweise zur Versicherung, zu Werkstudenten sowie zum Mindestlohn. Verstöße gegen diese Dokumentationspflichten können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Eine rückwirkende Digitalisierung alter Papierunterlagen ist dabei nicht gefordert, jedoch ist für neue Dokumente eine strukturierte Ablage in Formaten wie PDF/A, TIFF oder JPEG notwendig.
Revisionssichere Archivierung und gesetzliche Dokumentationsvorgaben
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) definieren die technischen Rahmenbedingungen. Steuerrelevante E-Mails, Handelsbriefe und Verträge müssen revisionssicher und unveränderbar gespeichert werden. Einfache ERP-Systeme oder herkömmliche Dateiordner reichen hierfür oft nicht aus; spezialisierte Archivierungslösungen sind erforderlich, um Authentizität und Lesbarkeit zu gewährleisten.
Während geschäftliche Kommunikation strengen Regeln unterliegt, sind Spam-Nachrichten oder rein private Kommunikation von der Archivierungspflicht ausgenommen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt zudem Grenzen für die Speicherung personenbezogener Daten, was Unternehmen vor die Herausforderung stellt, die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten mit dem Datenschutz in Einklang zu bringen. In Deutschland gilt für E-Rechnungen seit Juli 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, wobei bestimmte grenzüberschreitende Transaktionen in der EU bis zu 30 Jahre dokumentiert werden müssen.
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Fokus der Finanzbehörden und aktuelle Rechtsprechung zur Belegführung
Finanzbehörden legen verstärkt Augenmerk auf private Veräußerungsgeschäfte, insbesondere im Bereich von Kryptowährungen und Immobilien. Für solche Geschäfte gilt ein jährlicher Steuerfreibetrag von 1.000 Euro. Da bereits seit 2017 eine Belegvorhaltepflicht besteht, müssen Steuerpflichtige in der Lage sein, entsprechende Nachweise auf Nachfrage vorzulegen.
Die Rechtsprechung stellt zudem hohe Anforderungen an die Zeitnähe von Aufzeichnungen. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 24. März 2026 (Az. VIII R 6/24) müssen Selbstständige Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zeitnah, idealerweise innerhalb von zehn Tagen, einzeln aufzeichnen. Die Verwendung von Sammelbelegen wurde in diesem Zusammenhang als nicht ausreichend beurteilt. Selbstständige unterliegen generell einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für ihre Geschäftsunterlagen.
