E-Rechnung: Nur jedes vierte Unternehmen bereit für Pflicht

Die Umstellung kommt in großen Teilen der deutschen Wirtschaft nicht voran. Laut einer Untersuchung von YouGov und easybill, für die 502 Unternehmen befragt wurden, haben lediglich 24 Prozent der Firmen ihre Systeme vollständig auf E-Rechnungen umgestellt. Besonders alarmierend: 33 Prozent der Betriebe haben noch nie eine elektronische Rechnung versendet.

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Die Ergebnisse kommen zu einem kritischen Zeitpunkt. Zwar besteht die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich bereits seit Januar 2025, doch die Fristen für den Versand rücken näher. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Ein Jahr später, 2028, gilt die Pflicht dann auch für kleinere Betriebe.

Technische Hürden und Wissenslücken

Viele Firmen setzen weiterhin auf veraltete Methoden. Rund 21 Prozent der Unternehmen nutzen noch immer Word oder Excel für ihre Rechnungsprozesse. Zwar versenden 42 Prozent der befragten Firmen regelmäßig E-Rechnungen, doch 25 Prozent haben erst erste Gehversuche mit dem digitalen Format unternommen.

Die größte Hürde ist die technische Umsetzung: 36 Prozent der Unternehmen sehen darin ihre Hauptherausforderung. Auch rechtliche Bedenken (29 Prozent) und fehlendes Fachwissen (27 Prozent) bremsen die Umstellung aus. Nur 37 Prozent der Betriebe geben an, die anstehenden gesetzlichen Anforderungen vollständig zu verstehen. Und lediglich 26 Prozent fühlen sich gut auf die Pflicht vorbereitet.

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Zu den gängigen Formaten für den digitalen Rechnungsaustausch gehören XRechnung (ein XML-basiertes Format) und ZUGFeRD, das ein visuelles PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Florian Köbler vom Deutschen Steuerzahlerbund sieht in der Umstellung langfristige Vorteile für Steuerzahler – etwa die Möglichkeit einer stärker automatisierten Steuererklärung.

Integration in Geschäftsprozesse

Branchenexperten beobachten, dass die E-Rechnung zunehmend zum Treiber der digitalen Transformation wird. Über die reine Compliance hinaus bietet die Nutzung strukturierter, maschinenlesbarer Daten eine Grundlage für Automatisierung und Prozessintelligenz – etwa in den Bereichen Purchase-to-Pay oder Echtzeit-Reporting. ERP-Systeme sollen dabei als zentrale Steuerungsplattformen dienen, während die Übergangsfristen für den Rechnungsversand im Laufe der Jahre 2026 und 2027 auslaufen.

Die Realität vieler Firmen sieht jedoch anders aus. Eine Bitkom-Studie vom Februar 2026 ergab, dass 62 Prozent der deutschen Unternehmen noch regelmäßig Faxgeräte nutzen – ein Rückgang von nur 17 Prozentpunkten in zwei Jahren. Zudem setzten damals lediglich 13 Prozent der Betriebe auf digitale Signaturen.

Bevölkerung fordert mehr Tempo

Während die Unternehmen mit technischen Hürden kämpfen, wächst der öffentliche Druck für mehr Modernisierung. Eine Bitkom-Umfrage vom 2. Juni 2026 zeigt: 73 Prozent der Deutschen wünschen sich eine schnellere Digitalisierung des Landes.

Doch die Bereitschaft allein reicht nicht. Rund 45 Prozent der Bevölkerung fürchten, mit dem technologischen Wandel nicht Schritt halten zu können – besonders Frauen und ältere Menschen sind betroffen. Um diese Lücken in der digitalen Kompetenz zu schließen, sind Veranstaltungen wie der Digitaltag am 26. Juni 2026 geplant.

Immerhin: Die Investitionen in digitale Fähigkeiten steigen langsam. Bereits Anfang 2026 investierten 57 Prozent der deutschen Unternehmen gezielt in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter – vor zehn Jahren waren es noch 55 Prozent. Bei größeren Firmen mit über 500 Beschäftigten liegt der Anteil mit 62 Prozent sogar noch höher.

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