E-Rechnungen: EDI-Interoperabilität bis 31. Dezember 2027 gefordert

Am 13. August 2026 wurden neue technische Spezifikationen veröffentlicht, die die revisionssichere Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in SAP-Umgebungen regeln. Diese Vorgaben orientieren sich maßgeblich an der europäischen Norm EN 16931 und zielen darauf ab, die technologische Infrastruktur für den digitalen Datenaustausch im Rechnungswesen zu vereinheitlichen.

Aktualisierung der Standards Factur-X und ZUGFeRD

Bereits am 4. August 2026 hatten Frankreich und Deutschland die aktualisierten gemeinsamen E-Rechnungsstandards Factur-X 1.09.2 und ZUGFeRD 2.5.2 vorgelegt. Beide Formate sind technisch identisch und basieren auf einer Kombination aus einer PDF/A-3-Datei und eingebetteten XML-Daten gemäß EN 16931 sowie UN/CEFACT CII. Diese Konformität zur europäischen Norm stellt sicher, dass Rechnungsdaten grenzüberschreitend und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können.

Eine wesentliche Neuerung in den aktuellen Versionen ist die Einführung einer Unterpositionsverwaltung. Damit lassen sich Zwischensummen, Bündelungen, Pakete und zusammengesetzte Artikel detailliert abbilden. Dies soll insbesondere die Erstellung und Verarbeitung komplexer Rechnungen verbessern. Zu den weiteren Optimierungen gehören präzisere Vorgaben für die Mehrwertsteuer-Aufschlüsselung, Rundungsregeln sowie aktualisierte Geschäftsregeln im sogenannten EXTENDED-Profil. Unternehmen, deren Geschäftsmodell häufig Rechnungen mit Bündel- oder Komponentenstrukturen umfasst, wird empfohlen, diese Änderungen zeitnah zu prüfen, insbesondere mit Blick auf die bevorstehende B2B-Pflicht in Frankreich.

Anforderungen an EDI-Verfahren und Interoperabilität

In der fachlichen Debatte spielen auch bestehende EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) eine zentrale Rolle. Experten wiesen am 11. August 2026 darauf hin, dass EDI-Rechnungen zwar weiterhin zulässig bleiben, jedoch zwingend interoperabel zur Norm EN 16931 sein müssen. Hierfür gilt gemäß § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.

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Ab dem 1. Januar 2028 verschärfen sich die Bedingungen deutlich: Kann die Interoperabilität einer EDI-Rechnung nicht nachgewiesen werden, wird diese steuerrechtlich lediglich als „sonstige Rechnung“ eingestuft. Dies kann den Vorsteuerabzug gefährden. Um die Rechtskonformität sicherzustellen, müssen die vollständigen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im Datensatz enthalten sein. Als typische Problemfelder gelten hierbei Formate wie EDIFACT, EANCOM oder VDA sowie individuelle Mappings. Fachleute raten dazu, Prüffelder wie Formatvorgaben, Datenextraktion, Dokumentation und die interne Governance kritisch zu untersuchen.

Fiskalische Einordnung und kommende Meilensteine

Die rechtliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland wurde bereits durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert. Am 23. März 2026 veröffentlichte das Ministerium aktualisierte FAQs zur B2B-Pflicht, in die fiskalische Aspekte einer vorangegangenen BMF-Stellungnahme vom 15. Oktober 2025 eingeflossen sind. Diese Dokumente bilden den Rahmen für die administrative Umsetzung in der Unternehmenspraxis.

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Einen weiteren Orientierungspunkt für die Branche markiert ein geplanter E-Rechnungs-Gipfel, der vom 26. bis 28. Oktober 2026 in Frankfurt am Main stattfinden wird. Dort sollen unter anderem die Weiterentwicklung der EN 16931:2026, die Spezifikationen für XRechnung 4.0 sowie der Einsatz von KI-Agenten im Rechnungswesen diskutiert werden. Diese Themen gelten als Meilensteine auf dem Weg zu den neuen Anforderungen, die zum 1. Januar 2027 wirksam werden. Durch die nun veröffentlichten SAP-Spezifikationen erhalten Anwender eine konkrete technische Basis, um ihre Systeme auf diese regulatorischen und normativen Änderungen vorzubereiten.

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