Entgeltunterlagen ab 2027: Elektronische Führung wird verbindlich
Veröffentlicht am: 06.08.2026 um 09:39 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Die Frist läuft: Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen verbindlich elektronisch geführt werden. Arbeitgeber, die bis zum 31. Dezember 2026 keine Befreiung beantragt haben, kommen um die Digitalisierung ihrer Personalakten nicht mehr herum. Die Neuregelung in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) gilt für alle ab diesem Zeitpunkt neu entstehenden Dokumente. Eine rückwirkende Digitalisierung älterer Unterlagen ist nach aktuellem Stand nicht zwingend erforderlich.
Bußgelder bis 50.000 Euro drohen
Wer die Pflicht ignoriert, riskiert empfindliche Sanktionen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können gemäß § 111 SGB IV mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Fachleute raten Unternehmen daher, die Umstellung auf digitale Personalakten zeitnah anzugehen – die Zeit bis Jahresende ist knapp.
GoBD: Auch E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden
Doch nicht nur Entgeltunterlagen stehen im Fokus der Behörden. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen auch die revisionssichere Speicherung steuerrelevanter E-Mails – etwa Handelsbriefe, Rechnungen und Verträge. Hier entsteht ein Spannungsfeld zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die die Speicherdauer personenbezogener Daten begrenzt. Fehlt eine ausreichende Archivierung, drohen bei Betriebsprüfungen Beanstandungen. Die Integrität und Lesbarkeit der Dokumente muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sichergestellt bleiben.
Wer muss was wie lange aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumententyp und Personengruppe deutlich:
- Selbstständige und Unternehmen: Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Privatpersonen: Allgemeine Steuerbelege sollten mindestens vier Jahre archiviert werden, Steuerbescheide sogar zehn Jahre. Kontoauszüge genügen für drei Jahre.
- Besondere Einkommensverhältnisse: Wer jährlich mehr als 500.000 Euro verdient, muss Belege sechs Jahre lang aufbewahren.
- Arbeitsrechtliche Dokumente: Gehaltsabrechnungen reichen meist mit einem Jahr, Handwerkerrechnungen sollten wegen Gewährleistungsansprüchen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
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Gerichte schärfen Transparenzpflichten
Auch die Rechtsprechung treibt die Entwicklung voran. Das Bundesverfassungsgericht bestätigte im Frühjahr 2026 eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), wonach Protokolle von Gremiensitzungen – etwa eines Kirchengemeinderats – Bestandteil einer Personalakte sein können. Beschäftigte erhalten damit Einsichtsrechte, die zuvor umstritten waren.
Im März 2026 befasste sich das BAG mit Rechtswahlklauseln in Arbeitsverträgen. Irreführende Klauseln können demnach unwirksam sein – dann gilt das objektive Recht der EU-Verordnungen. Bereits im Januar stellte das BAG klar: Betriebsvereinbarungen ohne wirksamen Betriebsratsbeschluss sind unwirksam. In konkreten Fällen kann das für Arbeitgeber teuer werden, etwa bei Nachzahlungen zur Betriebsrente.
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EU-Richtlinie: Deutschland hat die Frist verpasst
Auf europäischer Ebene hakt es gewaltig. Die Bundesregierung ließ die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verstreichen, die am 7. Juni 2026 endete. Seit dem 8. Juni wirkt die Richtlinie nun unmittelbar – Beschäftigte im öffentlichen Dienst und in staatlichen Unternehmen können sich direkt darauf berufen.
Wie groß die Dokumentationslücken in der Praxis sind, zeigt eine aktuelle Umfrage unter Apothekenbeschäftigten von Anfang August: Fast die Hälfte der Befragten gab an, dass ihre Arbeitszeit nicht systematisch erfasst wird. Über zwei Drittel erhielten keine Zuschläge nach tariflichen Bestimmungen. Die Digitalisierung der Entgeltunterlagen kommt also nicht zu früh – die Frage ist nur, ob die Betriebe bis Jahresende nachziehen können.
