Entgeltunterlagen: Ab Januar 2027 nur noch digital zulässig

Der Umgang mit Mitarbeiter-E-Mails bleibt ein Balanceakt zwischen betrieblichen Interessen und Datenschutz. Aktuelle Urteile und neue Verordnungen setzen klare Grenzen – und schaffen neuen Handlungsbedarf.

Wann Vorgesetzte E-Mails lesen dürfen

Die Weiterleitung von E-Mails durch Vorgesetzte ist dann zulässig, wenn sie zur Erfüllung beruflicher Aufgaben zwingend erforderlich ist. Alternativ braucht es eine explizite Einwilligung des Absenders. Besonders sensibel wird es bei Gesundheitsdaten: Solche Informationen dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung nicht weitergegeben werden.

Geschäftliche Nachrichten dürfen Arbeitgeber lesen, private E-Mails bleiben tabu – ohne Einverständnis des Betroffenen. Bei Abwesenheit, etwa durch Krankheit, empfiehlt sich das Vieraugenprinzip. Scheidet ein Mitarbeiter aus, sollten private Daten gelöscht und der Account gesperrt werden. Eine dauerhafte Umleitung des Postfachs ist unzulässig.

GoBD vs. DSGVO: Der Spagat bei der Archivierung

Parallel zum Zugriffsrecht müssen Unternehmen die GoBD-Grundsätze beachten. Steuerrelevante E-Mails wie Handelsbriefe, Verträge oder Rechnungen sind revisionssicher und unveränderbar zu speichern. Die DSGVO verlangt dagegen die Begrenzung der Speicherung personenbezogener Daten.

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Für Werbe-E-Mails, Spam oder rein private Nachrichten besteht keine Aufbewahrungspflicht. Spezialisierte Software kann die Ablage automatisieren und manipulationssicher gestalten – und gleichzeitig Löschfristen berücksichtigen. So lassen sich Bußgelder und steuerliche Nachteile vermeiden.

Digitale Entgeltunterlagen: Frist läuft ab

Zum 1. Januar 2027 endet eine Ära: Dann müssen alle Unternehmen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch führen. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit läuft am 31. Dezember 2026 aus. Betroffen sind Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise und Krankenkassenbescheide.

Die Unterlagen müssen zentral auffindbar, eindeutig zugeordnet und maschinell auswertbar sein. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro nach SGB IV. Unternehmen sollten zeitnah ihre Systeme prüfen und Prozesse anpassen.

EuGH-Urteil: Durchsuchungen ohne richterliche Genehmigung

Der Europäische Gerichtshof hat Mitte Juli 2026 die Spielregeln für Ermittlungen neu justiert (Az. C-258/23 und C-260/23). Kartellbehörden dürfen geschäftliche E-Mails auch ohne vorherige richterliche Genehmigung beschlagnahmen – sofern wirksame Kontrollmechanismen existieren. Bei gemischt genutzten Geräten bleibt die richterliche Autorisierung aber Pflicht.

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Das Bundesarbeitsgericht hatte bereits Ende 2025 klargestellt: Ein generelles Kontaktverbot während des Urlaubs gibt es nicht. Arbeitgeber dürfen Mitarbeiter zur Sachverhaltsaufklärung kontaktieren, müssen aber Fristen für arbeitsrechtliche Konsequenzen strikt einhalten.

Vage Einwilligungen sind wirkungslos

Das Verwaltungsgericht Berlin hat Ende Mai 2026 eine Datenschutzverwarnung bestätigt: Eine Einwilligung zur Weitergabe an „geprüfte Geschäftspartner“ war zu vage. Empfänger müssen konkret benannt werden – sonst ist die Einwilligung wirkungslos.

Auch im Gesundheitswesen gelten klare Regeln: Ärzte müssen schriftliche Kassenanfragen nur beantworten, wenn sie den offiziellen Vordrucken des Bundesmantelvertrags entsprechen und vergütet werden. Telefonische Auskünfte sollten aus Datenschutzgründen grundsätzlich abgelehnt werden.

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