HeiProTec: Agilität oder Ressourcen? So finden KMU den richtigen IT-Dienstleister

Bei Störungen und technischen Problemen, aber auch bei regulären Wartungsarbeiten und Updates der IT-Infrastruktur ist es notwendig, dass Unternehmen schnell fachlich kompetente Hilfe erhalten. Eine eigene IT-Abteilung ist jedoch kostspielig, weshalb gerade kleinere Firmen oftmals auf externe Dienstleister zurückgreifen. Allerdings ist IT-Spezialist nicht gleich IT-Spezialist. „Häufig sehen wir, dass Unternehmen mit IT-Dienstleistern arbeiten, die absolut nicht ihren Bedürfnissen entsprechen“, erklärt Alexander Heinrich von HeiProTec. „Zum Beispiel kommt es oft vor, dass Inhaber kleinerer Firmen denken, ein großer Dienstleister stehe automatisch für Qualität.“

„Worauf es wirklich ankommt, ist nicht nur die Größe des Partners – vielmehr geht es darum, ob er in der Lage ist, den Bedürfnissen des eigenen Unternehmens vollumfänglich nachzukommen“, so der Experte weiter. Als Gründer und Inhaber von HeiProTec sorgt er seit über einem Jahrzehnt dafür, dass seine Kunden in puncto IT bestens aufgestellt sind. Mit ihrem umfassenden Service unterstützen Alexander Heinrich und sein Team KMU als externe IT-Abteilung dabei, ihre IT-Infrastruktur ständig auf dem neuesten Stand zu halten und so die Basis für mehr Wachstum und höhere Kundenzufriedenheit zu schaffen. Woran Unternehmen erkennen, ob ein IT-Dienstleister für sie geeignet ist, erfahren Sie hier.

Solo-Selbstständige als günstigste Option für Kleinunternehmen

Die Größe eines IT-Unternehmens ist zwar nicht alles – aber sie bietet ein gutes Indiz dafür, wie der Dienstleister aufgestellt ist. Kleine IT-Dienstleister und Solo-Selbstständige aus der Region sind in der Regel preiswerter und können flexibler auf die Bedürfnisse eines Unternehmens eingehen und bei Notfällen vor Ort aushelfen. Im Gegenzug können sie aber nicht immer mit den Bedürfnissen großer Kunden mithalten. So fällt es gerade Einzelunternehmern mit mehreren wachstumsstarken Kunden oft schwer, deren wachsende IT-Infrastruktur zeitnah und bedarfsgerecht zu betreuen, zu warten und zu aktualisieren.

Ein weiteres Risiko bei Solo-Unternehmern besteht darin, dass sie wirtschaftlich weniger stabil und oftmals auf jeden Kunden angewiesen sind. Springt ein wichtiger Kunde ab, kann der Dienstleister sich häufig nicht mehr über Wasser halten und muss die Selbstständigkeit aufgeben. Da der ehemalige Dienstleister danach in der Regel wieder als Angestellter arbeitet, ist er selbst bestenfalls nur noch außerhalb der Geschäftszeiten für IT-Support verfügbar und kann Probleme nicht mehr unverzüglich lösen.

Ressourcen vs. Flexibilität – eine folgenschwere Abwägung

Unternehmen mit komplexeren Prozessen und mehr Mitarbeitern sollten deshalb dringend erwägen, mit einem etablierten IT-Unternehmen zu arbeiten. Dies ist zwar teurer, wiegt sich aber durch den Ressourcenpool des Partners wieder auf. Ein größeres IT-Unternehmen hat mehr Kapazitäten und kann somit den Kunden in kürzerer Zeit effektiv unterstützen. Die größere Zahl an Mitarbeitern ermöglicht es solchen Dienstleistern zudem, ein breiteres Leistungsspektrum abzudecken und bei Problemen zu helfen, die Ein-Personen-Unternehmen möglicherweise überfordern würden.

Umgekehrt kommt es jedoch auch vor, dass sich Unternehmen für einen zu großen Partner für IT-Dienstleistungen entscheiden. Solche Firmen sind in der Regel vor allem auf die Bedürfnisse von Großunternehmen ausgelegt und betreuen teils mehrere hundert Kunden. Kleinere Kunden geraten dabei oft in Vergessenheit oder werden stundenlang von Techniker zu Techniker weitergereicht, bis sie Hilfe bekommen. Und selbst dann ist der Techniker, der sich ihrer annimmt, oft nicht mit den internen Prozessen vertraut, sodass zusätzlicher Erklärungsaufwand und Missverständnisse entstehen.

Fazit: Das Preis-Leistungs-Verhältnis ständig im Blick behalten

Sucht sich ein Unternehmen einen zu großen oder zu kleinen IT-Dienstleister, stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht. Es gilt also, ein gesundes Mittelmaß zu finden. Dabei sollte auch die Ausrichtung des IT-Unternehmens in die Entscheidungsfindung einfließen. Idealerweise sollte sich der Partner auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens spezialisieren. Beispielsweise wäre ein Dienstleister, der hauptsächlich große Projekte abwickelt, eine schlechte Wahl für Kleinunternehmen, die laufenden Support benötigen.

Eine Kooperation mit einem IT-Dienstleister ist jedoch keine Dauerehe. Wachsen Unternehmen und IT-Partner verschieden schnell bzw. in unterschiedliche Richtungen, kommt es früher oder später dazu, dass der Dienstleister den Bedürfnissen des Unternehmens nicht mehr gerecht wird. „Es lohnt sich also, regelmäßig nach Problemen in der Zusammenarbeit zu forschen, diese konstruktiv anzusprechen und schlimmstenfalls einen Schlussstrich zu ziehen“, fasst Alexander Heinrich zusammen.

Möchten Sie Ihre IT-Infrastruktur in die Hände eines Experten geben und sich künftig nur noch Ihren eigentlichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen widmen? Dann kontaktieren Sie Alexander Heinrich von HeiProTec und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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