Karlsruhe-Urteil: E-Mail-Rechnungen brauchen keine End-zu-End-Verschlüsselung

Während die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftskundenbereich (B2B) bereits schrittweise eingeführt wird, hat das Landgericht Karlsruhe nun auch für Privatkunden (B2C) wichtige Sicherheitsstandards definiert.

Transportverschlüsselung reicht für Rechnungen per E-Mail aus

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Das Landgericht Karlsruhe hat mit einem Urteil vom 20. Mai 2026 (Az.: 8 O 266/25) klargestellt: Für Rechnungen an Privatkunden per E-Mail ist eine Transportverschlüsselung ausreichend. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist rechtlich nicht erforderlich.

Der Fall hatte Brisanz: Ein Ehepaar bestellte Goldbarren im Wert von 110.000 Euro. Die Käufer erhielten eine manipulierte Rechnung mit gefälschten Bankdaten und überwiesen das Geld auf ein falsches Konto. Das Gericht entschied, dass der Kaufpreis damit nicht erfüllt sei – die Käufer trugen das Risiko der Transaktion. Schadensersatzansprüche wegen Verstoßes gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) lehnten die Richter ab, da keine personenbezogenen Daten der Kläger kompromittiert wurden. Dieses Urteil weicht von einer früheren Entscheidung des Oberlandesgerichts Schleswig vom 5. Februar 2025 ab.

Fristen für die verpflichtende B2B-E-Rechnung

Während bei Privatkunden die Sicherheitsfragen im Fokus stehen, geht es im Geschäftskundenbereich um strukturierte Datenformate. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht wird schrittweise eingeführt:

• 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
• 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle B2B-Unternehmen.

Eine gültige E-Rechnung ist definiert als strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz nach dem EN 16931-Standard. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (Version 2.0.1 und höher). Branchenexperten betonen: Herkömmliche PDF-, Word- oder Excel-Dateien sowie eingescannte Dokumente erfüllen die neuen gesetzlichen Anforderungen nicht.

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Aufbewahrung und Compliance nach GoBD-Standards

Der digitale Wandel betrifft auch die Archivierung. Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) müssen digitale Belege wie Rechnungen und Gutschriften im Originalformat archiviert werden.

Steuerexperten wie Stefan Heins weisen darauf hin, dass die begleitende E-Mail nur dann archiviert werden muss, wenn sie geschäftsrelevante Informationen enthält – etwa Rabattvereinbarungen oder spezifische Leistungsbeschreibungen. Dient die E-Mail lediglich als Träger für die angehängte Rechnung, reicht die Archivierung des Anhangs. Für Steuerberatungskanzleien wird der Fachkräftemangel zum Treiber der Digitalisierung: Über 43 Prozent der Einzelkanzleien konnten 2024 offene Stellen nicht besetzen.

Risiken in der digitalen Verwaltung

Die Digitalisierung der Justiz birgt auch Fallstricke. Das Oberlandesgericht Saarbrücken entschied am 3. September 2025 (Az.: 3 W 1/25), dass die unvollständige Digitalisierung von Papierakten in einer elektronischen Gerichtsakte einen schwerwiegenden Verfahrensfehler darstellt – möglicherweise ein Verstoß gegen das Recht auf faires Verfahren.

Weitere Vorfälle zeigen die Verwundbarkeit digitaler und physischer Prozesse:

• 26. Mai 2026: Das OLG Frankfurt am Main (Az.: 17 U 62/24) entschied, dass eine Bank für rund 220.000 Euro haftet, wenn eine EC-Karte während des Postversands verloren geht, bevor der Kontoinhaber sie erhalten hat.
• 21. April 2026: Das LG Frankfurt am Main (Az.: 2-06 O 458/25) bestätigte, dass Gerichte Zwangsgelder verhängen können, um die Herausgabe von Passwörtern in Urheberrechtsverfahren durchzusetzen.
• Februar 2026: In Hessen gingen 24 juristische Staatsexamensklausuren auf dem Postweg verloren – sie wurden an eine falsche Adresse geliefert und im Treppenhaus abgestellt. Betroffene Referendare mussten zwischen einer verspäteten Nachprüfung oder einer Benotung auf Basis weniger Klausuren wählen.

In der Schweiz zeigt der Bericht der St. Galler Justizkommission für 2025/2026: Künstliche Intelligenz sei notwendig, damit die Justiz nicht den Anschluss an die technologische Entwicklung verliere – auch wenn manche Gerichte noch mit grundlegender Infrastruktur und Digitalisierungsrückständen kämpfen.

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