Kassenreform: Digitale Bons sollen ab 2028 den Papierbon als Standard ablösen

Das Bundeskabinett hat einen umfassenden Gesetzentwurf verabschiedet, der die Digitalisierung von Kassenaufzeichnungen vorantreibt und die Schlagkraft bei der Bekämpfung von Steuerbetrug erhöhen soll.

Wie aus Berichten vom 23. September 2026 hervorgeht, sieht die Neuregelung vor, dass ab dem Jahr 2028 digitale Belege den herkömmlichen Papierbon als Standard ablösen. Diese Maßnahme markiert einen deutlichen Einschnitt in der täglichen Transaktionspraxis des deutschen Einzelhandels und Dienstleistungssektors.

Digitale Transformation am Point of Sale

Im Zentrum des neuen Gesetzentwurfs steht die weitgehende Ersetzung von Papierquittungen durch elektronische Belege. Ab 2028 sollen Unternehmen grundsätzlich dazu übergehen, digitale Bons zu erstellen.

Für Verbraucher bedeutet dies jedoch keine vollständige Abkehr vom gewohnten Nachweis: Papierbelege bleiben weiterhin zulässig, sofern Kunden diese ausdrücklich wünschen. Durch diese Priorisierung digitaler Formate verspricht sich die Bundesregierung eine Modernisierung der Buchführungsprozesse und eine Reduktion des Ressourcenverbrauchs.

Die Umstellung ist eingebettet in eine Strategie zur verbesserten Nachverfolgbarkeit von Geschäftsvorfällen. Digitale Aufzeichnungen sind für die Finanzverwaltung effizienter zu prüfen und schwerer zu manipulieren als klassische manuelle Aufzeichnungen.

Wer sich mit der Digitalisierung von Belegen und den steigenden Anforderungen der Finanzverwaltung befasst, sollte auch das Portal MeinElster sicher beherrschen. Dieser kostenlose Ratgeber zeigt Ihnen, welche Funktionen Ihnen Zeit und Steuerberatungskosten ersparen. MeinElster E-Book kostenlos herunterladen

Umsatzgrenzen und Ausnahmeregelungen

Ein wesentlicher Bestandteil der Reform ist die Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Kassensysteme für einen Großteil der gewerblichen Akteure. Unternehmen, deren Jahresgesamtumsatz die Grenze von 100.000 Euro überschreitet, müssen demnach bis 2028 ihre bisherigen offenen Ladenkassen durch zertifizierte elektronische Systeme ersetzen.

Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums (BMF) sind in Deutschland derzeit noch etwa 115.000 offene Ladenkassen im Einsatz, die von der Neuregelung direkt betroffen wären. Um kleinere Betriebe nicht unverhältnismäßig zu belasten, sieht der Entwurf jedoch spezifische Bagatellgrenzen vor.

Steuerpflichtige, die jährliche Barumsätze von weniger als 12.000 Euro erzielen, sind von der Pflicht zur Umrüstung auf elektronische Systeme ausgenommen. Zudem behält sich die Regierung vor, weitere Ausnahmen im Rahmen künftiger Verordnungen zu definieren, um auf besondere Branchenbedarfe reagieren zu können.

Bürokratieabbau und Betrugsprävention

Trotz der notwendigen Investitionen in neue Technik wird die Reform seitens der Bundesregierung auch als Entlastung für die Wirtschaft gewertet. Schätzungen zufolge soll der jährliche Erfüllungsaufwand für Unternehmen durch die Umstellung voraussichtlich um etwa 106 Millionen Euro sinken. Die automatisierte Verarbeitung digitaler Daten reduziert den manuellen Dokumentationsaufwand in der Buchhaltung und bei Betriebsprüfungen.

Die zunehmende digitale Erfassung steuerlich relevanter Daten rückt auch das Thema Betriebsprüfung stärker in den Fokus von Selbstständigen. Ein kostenloser Report hilft Ihnen mit einem 12-Punkte-Selbstcheck, die Kontrolle zu behalten und die Prüfung souverän zu meistern. Gratis-Ratgeber zur Betriebsprüfung sichern

Parallel zum Digitalisierungsschub verschärft der Gesetzentwurf die Instrumente gegen Steuerkriminalität. Vorgesehen sind deutlich stärkere Ermittlungsbefugnisse für die zuständigen Behörden sowie die Einführung zusätzlicher Sanktionsmöglichkeiten. Damit soll sichergestellt werden, dass die neuen technischen Möglichkeiten nicht durch Umgehungskonstruktionen entwertet werden.

Das Ziel ist eine lückenlose Erfassung steuerlich relevanter Daten, um Wettbewerbsverzerrungen durch Steuerhinterziehung im Bargeldsektor konsequenter zu unterbinden.