Martina Weigl klärt auf: Wie die cloudstrive GmbH KMU mit KI und Prozessautomatisierung entlastet

In einer Hausverwaltung geht eine Rechnung per E-Mail ein. Ein Mitarbeiter öffnet den Anhang, liest die relevanten Angaben aus, überträgt sie in die Verwaltungssoftware und ordnet das Dokument dem richtigen Objekt zu. Damit ist die manuelle Arbeit jedoch oft noch nicht beendet: Wird später eine Information benötigt, beginnt die Suche zwischen verschiedenen Programmen, Dokumenten und Ablagen erneut. Was im Einzelfall nur wenige Minuten kostet, entwickelt sich durch die tägliche Wiederholung schnell zu einem erheblichen Zeitaufwand. „Das Frustrierende ist, dass viele Unternehmen bereits Geld in KI investieren und trotzdem keine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag sehen. Die Kosten steigen, doch die Arbeitslast bleibt“, erklärt Martina Weigl, Geschäftsführerin der cloudstrive GmbH.

„Umso wichtiger ist es, nicht einfach weitere KI-Tools einzuführen, sondern zuerst zu verstehen, welche Arbeit heute unnötig Zeit kostet und sich sinnvoll automatisieren lässt“, sagt Martina Weigl. Mit diesem Ansatz unterstützt sie mit der cloudstrive GmbH kleine und mittelständische Unternehmen dabei, künstliche Intelligenz und Prozessautomatisierung gezielt in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren. Dafür bringt Martina Weigl mehr als zwölf Jahre Erfahrung in den Bereichen IT, Datenanalyse und KI mit. Bereits während ihres Bioinformatikstudiums beschäftigte sie sich mit datenbasierten Analysen, Simulationen und computergestützten Vorhersagen. Später führte ihr Weg von technischen Entwicklungsaufgaben über Führungspositionen bis zu Google, wo sie im Bereich künstlicher Intelligenz tätig war. Heute verbindet sie diese Erfahrung mit dem Anspruch, Technologie nicht um ihrer selbst willen einzusetzen, sondern dort, wo sie im Arbeitsalltag einen konkreten Nutzen schafft.

cloudstrive GmbH: Automatisierung beginnt mit den bestehenden Abläufen

Gerade in Hausverwaltungen wächst der administrative Aufwand mit der Zahl der betreuten Objekte: Rechnungen müssen verarbeitet, Dokumente zugeordnet und Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammengetragen werden. Für eine Automatisierung eignen sich dabei vor allem Tätigkeiten, die regelmäßig anfallen, nach klaren Regeln ablaufen und keine fachliche Entscheidung erfordern. Welche dieser Routinen den Arbeitsalltag besonders prägen, kennt die cloudstrive GmbH aus zahlreichen Projekten: Das Unternehmen betreut mehr als 100 Kunden aus dem Umfeld der Hausverwaltungen und arbeitet seit über drei Jahren mit Verbänden zusammen.

Auf dieser Grundlage legt die cloudstrive GmbH gemeinsam mit dem jeweiligen Unternehmen fest, welche Abläufe zuerst automatisiert werden und wie sich die dafür entwickelten Lösungen in die vorhandenen Systeme integrieren lassen. Je nach Umfang entsteht daraus ein Plan für die kommenden drei, sechs oder zwölf Monate. Wie das konkret aussehen kann, zeigt eine Hausverwaltung mit mehr als 20 Mitarbeitenden: Für das Unternehmen entwickelte die cloudstrive GmbH einen eigenen KI-Chatbot und integrierte ihn direkt in die bestehende Hausverwaltungssoftware. Benötigte Informationen lassen sich dadurch innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung abrufen, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Auch nach der technischen Integration wird die Lösung anhand der Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag weiterentwickelt. Projekte laufen deshalb häufig sechs bis zwölf Monate; mit einigen Kunden arbeitet die cloudstrive GmbH bereits seit mehr als zweieinhalb Jahren zusammen. Statt einzelne KI-Tools neben die bestehenden Prozesse zu stellen, entsteht die Automatisierung damit schrittweise innerhalb der Strukturen, mit denen die Mitarbeitenden ohnehin arbeiten.

Automatisierung schafft Freiraum für qualifizierte Arbeit

Wenn wiederkehrende Aufgaben auf diese Weise aus dem Arbeitsalltag verschwinden, verändert sich auch, wofür Mitarbeitende ihre Zeit einsetzen. Während sich etwa das Übertragen von Daten oder die Zuordnung von Dokumenten automatisieren lässt, bleiben komplexe Sachverhalte, der persönliche Kundenkontakt und verantwortungsvolle Entscheidungen bei den Fachkräften. Gerade angesichts des Fachkräftemangels liegt darin für kleine und mittelständische Unternehmen ein wichtiger Vorteil: Vorhandene Expertise wird weniger durch Routine gebunden und steht stärker für Aufgaben zur Verfügung, bei denen sie tatsächlich gebraucht wird.

„Das Ziel sollte daher nicht sein, Menschen aus möglichst vielen Prozessen herauszunehmen. Es geht darum, ihnen die Arbeit abzunehmen, für die ihr Fachwissen gar nicht gebraucht wird“, erklärt Martina Weigl. Damit Mitarbeitende diese veränderte Arbeitsteilung im Alltag sicher nutzen können, begleitet die cloudstrive GmbH die Einführung mit Schulungen. Dabei müssen die Mitarbeitenden nicht selbst zu KI-Spezialisten werden. Entscheidend ist vielmehr, dass sie verstehen, welche Anwendungen sie bei ihren Aufgaben unterstützen und wie sie diese richtig einsetzen.

Dazu gehört auch der Umgang mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten. Mitarbeitende müssen wissen, welche Systeme sie für welche Aufgaben nutzen, wohin eingegebene Daten übertragen werden und ob diese für das Training externer Modelle verwendet werden. Die Einführung neuer Lösungen endet für die cloudstrive GmbH damit nicht bei der technischen Integration: Sie umfasst auch das Wissen, das Mitarbeitende benötigen, um die Automatisierung im Arbeitsalltag sicher zu nutzen.

cloudstrive GmbH: KI muss sich im Arbeitsalltag auszahlen

Wie viel Entlastung eine Automatisierung tatsächlich bringt, macht die cloudstrive GmbH messbar. Dafür wird bereits vor der Umsetzung erfasst, wie viel Zeit einzelne Abläufe beanspruchen, und anschließend geprüft, wie sich dieser Aufwand durch die Automatisierung verändert. In bisherigen Projekten sparen Mitarbeitende innerhalb der ersten drei Monate durchschnittlich vier bis acht Arbeitsstunden pro Woche ein. Nach sechs Monaten sind abhängig von den automatisierten Abläufen Einsparungen von bis zu 20 Stunden pro Woche und Mitarbeitendem möglich.

Gerade wenn ein Unternehmen wächst, kann dieser Zeitgewinn auch für Personalentscheidungen relevant werden. Denn mit mehr Aufträgen, Objekten oder Kunden steigt zwar der Arbeitsaufwand, nicht aber zwangsläufig der Bedarf an zusätzlichen Fachkräften. Werden wiederkehrende Aufgaben automatisiert, kann ein Teil des zusätzlichen Volumens mit dem bestehenden Team bewältigt werden. Neue Mitarbeitende werden dann vor allem dort benötigt, wo zusätzliche Expertise gefragt ist – und nicht, um immer mehr Zeit in dieselben manuellen Routinen zu investieren.

Genau daran misst die cloudstrive GmbH den Erfolg einer KI-Lösung: nicht an der Zahl der eingesetzten Anwendungen, sondern an der Entlastung, die im Arbeitsalltag tatsächlich entsteht. „Am Ende muss sich KI im Arbeitsalltag auszahlen. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden spürbar entlastet werden und die gewonnene Zeit sinnvoll einsetzen können“, fasst Martina Weigl zusammen.

Sie möchten herausfinden, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen unnötig Zeit binden und sich sinnvoll automatisieren lassen? Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Erstgespräch mit Martina Weigl und der cloudstrive GmbH und erfahren Sie, wo KI und Prozessautomatisierung in Ihrem Arbeitsalltag konkret ansetzen können!

Pressekontakt:

cloudstrive GmbH
Geschäftsführerin: Martina Weigl
E-Mail: hallo@cloudstrive.ai
Website: https://cloudstrive.ai/

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