Nicht freigegebene KI: Datenpannen kosten Unternehmen 670.000 Dollar mehr
Veröffentlicht am: 02.10.2026 um 17:48 Uhr | Redaktion boerse-global.de
Unternehmen stehen vor wachsenden Herausforderungen beim internen Datenmanagement: Zum einen erfordert die Vorbereitung auf behördliche Betriebsprüfungen eine verlässliche und zeitnahe Selektion steuerrelevanter E-Mail-Bestände, zum anderen birgt der unkontrollierte Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) am Arbeitsplatz erhebliche Risiken für den Datenschutz und die IT-Sicherheit.
Dokumentationsanforderungen und neue Prüfansätze
Die ordnungsgemäße Vorlage steuerrelevanter E-Mails bleibt für Betriebe ein zentraler Compliance-Faktor, wie eine Meldung vom 31. August 2026 verdeutlichte. Gleichzeitig warnte ein Branchenbericht am 24. September 2026 vor Phishing-Wellen, die unter dem Deckmantel vermeintlicher Betriebsprüfungen versuchen, an sensible Unternehmensdaten zu gelangen.
Fehlende, doppelte oder schwer auffindbare Nachweise führen in der Praxis häufig zu Verzögerungen bei Audits. Zunehmend sollen KI-basierte Anwendungen Abhilfe schaffen, indem sie Dokumente klassifizieren, semantische Suchen ermöglichen, Fristen sowie Zugriffsrechte überwachen und Bearbeitungsschritte protokollieren.
Ein Modell dafür stellt beispielsweise der Anbieter KORTO vor, dessen Lösung externen Prüfern temporären Lesezugriff ohne das Anfertigen von Dateikopien einräumt. Laut Anbieterangaben lasse sich die Prüfungsaufbereitung so von mehreren Wochen auf wenige Tage reduzieren. Die Verantwortung für rechtliche Pflichten sowie das fachliche Urteil verbleiben jedoch weiterhin beim Menschen.
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Schatten-KI verbreitet sich an den Arbeitsplätzen
Parallel zur behördlichen Nachweisführung verschärft die eigenmächtige Nutzung digitaler Werkzeuge durch Beschäftigte das Risiko von Datenlecks. Einer gemeinsamen Befragung von Deel und Censuswide unter 2.000 Beschäftigten zufolge nutzten 32 Prozent der Befragten bereits ein digitales Tool, das vom Arbeitgeber nicht offiziell bereitgestellt wurde.
Als Hauptgründe nannten 30 Prozent den Wunsch nach höherer Produktivität, während 27 Prozent auf das Fehlen passender KI-Lösungen im Unternehmen verwiesen.
Besonders gravierend sind die Folgen für die Informationssicherheit: Laut Deel und Censuswide gaben 22 Prozent der Befragten Unternehmens-, Kunden- oder personenbezogene Daten in nicht freigegebene Werkzeuge ein. Mehr als die Hälfte von ihnen – 56 Prozent – verspürte dabei kein schlechtes Gewissen, während 28 Prozent angaben, über die offiziell freigegebenen Anwendungen im Unklaren zu sein.
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Zudem vermutet die Hälfte der Teilnehmer nicht autorisierte Werkzeuge im Betrieb. Rund 23 Prozent glauben, die eigene IT-Abteilung wisse darüber Bescheid, während 16 Prozent von einer Nutzung ohne deren Kenntnis ausgehen; 10 Prozent zeigten sich diesbezüglich unsicher.
International zeichnen sich ähnliche Muster ab. Eine Erhebung von Microsoft aus dem Jahr 2025 ergab, dass 71 Prozent der befragten Beschäftigten in Großbritannien bei der Arbeit auf nicht genehmigte KI zurückgriffen. Laut einer von Malwarebytes angeführten Leserumfrage äußerten zudem 90 Prozent Bedenken davor, dass KI-Systeme Daten ohne entsprechende Zustimmung verwerten könnten.
Heimliche Nutzung erhöht finanzielle Schadensrisiken
Ergänzende Befunde liefert eine Untersuchung des Anbieters Use.AI unter mehr als 13.000 Erwachsenen in mehreren Regionen. Demnach betrachten 62 Prozent der Beschäftigten, die regelmäßig KI am Arbeitsplatz einsetzen, die Technologie als deutlichen persönlichen Wettbewerbsvorteil.
Um sich diesen Vorteil zu sichern, behielten 38 Prozent ihre genutzten Arbeitsabläufe oder Prompts für sich. Darüber hinaus befürchten 41 Prozent der regelmäßigen Anwender steigende Tempoerwartungen durch Vorgesetzte. 36 Prozent verheimlichen ihren KI-Gebrauch vor Kollegen, 21 Prozent tun dies gegenüber Vorgesetzten.
Die mangelnde Transparenz wirkt sich auch direkt auf Sicherheitsvorfälle aus. Laut der IBM-Studie „2025 Cost of a Data Breach“ meldete jede fünfte Organisation einen Sicherheitsvorfall im Zusammenhang mit nicht genehmigten KI-Lösungen. Betriebe mit besonders stark ausgeprägter Schatten-KI mussten demnach pro Datenpanne rund 670.000 US-Dollar mehr aufwenden als Unternehmen mit regulierten Datenflüssen.
