Polen und Dänemark treiben die digitale Buchhaltungspflicht voran

Während die EU mit ihrer „VAT in the Digital Age“-Initiative (ViDA) den großen Wurf für 2030 plant, ziehen einzelne Mitgliedsstaaten bereits jetzt die Zügel an. Polen und Dänemark zeigen, wie unterschiedlich der Weg in die Pflicht-E-Rechnung sein kann.

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Polens KSeF: Die zentrale Clearingstelle für Rechnungen

Seit Anfang 2026 ist Polens nationales E-Rechnungssystem KSeF (Krajowy System e-Faktur) für große Unternehmen verpflichtend. Das Besondere: Eine B2B-Rechnung existiert rechtlich erst, wenn sie von der staatlichen Plattform geprüft und mit einer eindeutigen ID versehen wurde. Ein echter „Hard-Clearing“-Ansatz also.

Der Start verlief in Etappen. Am 1. Februar 2026 mussten rund 4.200 Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen Zloty (etwa 46 Millionen Euro) erstmals über KSeF abrechnen. Branchenberichte sprechen von einem technisch geglückten Start, auch wenn die Integration des neuen XML-Schemas FA(3) und die Berechtigungsverwaltung manchem Unternehmen Kopfzerbrechen bereielten.

Seit dem 1. April 2026 sind nun auch alle kleineren und mittleren Unternehmen mit an Bord. Für sie bedeutet das das Ende von PDF-Rechnungen und Papierbelegen. Allerdings gewährt der polnische Staat eine Schonfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 werden Verstöße noch nicht geahndet. Ab dem 1. Januar 2027 drohen dann empfindliche Strafen – bis zu 100 Prozent der Umsatzsteuer auf der Rechnung. Ab dann müssen auch Kleinstunternehmer mit Monatsumsätzen unter 10.000 Zloty mitmachen.

Dänemarks Buchhaltungsgesetz: Der digitale Lebenszyklus

Dänemark geht einen anderen, aber nicht weniger radikalen Weg. Das „New Danish Bookkeeping Act“ (Gesetz Nr. 700) aus dem Mai 2022 schreibt nicht nur E-Rechnungen vor, sondern reguliert den gesamten digitalen Buchhaltungsprozess. Seit dem 1. Januar 2026 gilt die letzte Ausbaustufe – nun sind auch Einzelunternehmen und Vereine betroffen, sofern ihr Jahresumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren 300.000 Dänische Kronen (etwa 40.000 Euro) übersteigt.

Die dänische Wirtschaftsbehörde (Erhvervsstyrelsen) hat klare technische Vorgaben erlassen:

• Strukturierte E-Rechnungen im nationalen OIOUBL-Format oder dem internationalen Peppol-BIS-Standard
• SAF-T-Fähigkeit: Buchhaltungssysteme müssen auf Anfrage der Steuerbehörden standardisierte Prüfdateien exportieren können
• EU/EWR-Backup: Alle Buchhaltungsdaten müssen automatisiert auf Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gesichert werden

Die dänische Aufsicht führt ein offizielles Register „standardisierter“ Buchhaltungssysteme. Wer Spezialsoftware nutzt, muss selbst nachweisen, dass sie alle Anforderungen erfüllt. Bei schweren oder wiederholten Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 1,5 Millionen Kronen.

Zwei Modelle, ein Ziel: Die ViDA-Richtlinie als Katalysator

Polen und Dänemark stehen exemplarisch für zwei Strategien: Während Warschau auf eine zentrale Clearingstelle setzt, die jede Transaktion prüft, vertraut Kopenhagen auf die Integrität des digitalen Ökosystems im Unternehmen selbst.

Beide Länder profitieren von der EU-ViDA-Richtlinie, die im April 2025 in Kraft trat. Sie hob die bisherige Hürde auf, dass Mitgliedsstaaten eine Sondergenehmigung für nationale E-Rechnungspflichten brauchten. Die Folge: Immer mehr Länder springen auf den Zug auf.

Für Unternehmen mit grenzüberschreitendem Geschäft bedeutet das eine „Zwei-Stream“-Realität: Sie müssen sowohl die neuen digitalen Formate beherrschen als auch weiterhin traditionelle Rechnungen von Partnern aus Ländern ohne Pflichtsysteme verarbeiten können. Die EU plant, diesen Flickenteppich bis zum 1. Juli 2030 zu beseitigen – dann soll die strukturierte E-Rechnung für alle innergemeinschaftlichen B2B-Transaktionen Pflicht sein.

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Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die Umstellung in Polen und Dänemark stellt Steuer- und IT-Abteilungen vor massive Herausforderungen. In Polen mussten zehntausende ERP-Systeme auf die XML-Validierungsprotokolle des Staates umgerüstet werden. Und ab August 2026 kommt eine weitere Hürde: Dann müssen KSeF-Referenznummern zwingend in den Banküberweisungen auftauchen.

In Dänemark liegt der Fokus auf der Automatisierung interner Kontrollen. Da das Gesetz vorschreibt, wie Transaktionen erfasst und gespeichert werden, sind manuelle Excel-Tabellen und veraltete Offline-Software tabu. Die SAF-T-Pflicht ermöglicht den Steuerbehörden blitzschnelle „Schreibtischprüfungen“ – Unternehmen müssen ihre digitalen Bücher in Echtzeit korrekt führen.

Ausblick: 2027 wird das Jahr der Wahrheit

Der Trend ist klar: Die digitale Steuerdurchsetzung wird weiter verschärft. In Polen steht die Verfeinerung des Offline-Modus und der Notfallverfahren an, bevor die straffreie Zeit Ende 2026 endet. Der Start der Kleinstunternehmer im Januar 2027 schließt dann den nationalen Rollout ab.

Dänemark bereitet sich bereits auf die nächste Stufe vor: Der Umstieg auf den NemHandel BIS 4-Standard, eine Anpassung des internationalen Peppol BIS 4-Formats, ist für 2028 geplant. Die Botschaft an Unternehmen in beiden Ländern ist eindeutig: Wer jetzt nicht auf flexible, cloudbasierte Plattformen setzt, die sich an die wechselnden technischen Vorgaben anpassen können, wird es schwer haben. Die Zeit der digitalen Buchhaltung als „Kann“-Aufgabe ist endgültig vorbei.

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