Rechnungsfehler: DAV präzisiert Grenzen zwischen Fehler und Betrug

Die Grenzen zwischen Verwaltungsirrtum und Betrug verschwimmen – Unternehmen müssen genauer hinschauen.

Rechtsexperten und Steuerbehörden haben ihre Vorgaben zum Umgang mit fehlerhaften Rechnungen und lund Lohnabrechnungen aktualisiert. Während das Zivilrecht klare Regeln für die Rückforderung zu Unrecht gezahlter Beträge vorgibt, bleibt die Abgrenzung zwischen einfachem Bürofehler und strafbarer Handlung ein zentrales Thema für die Compliance-Abteilungen deutscher Unternehmen. Neue elektronische Meldeverfahren für die Lohnsteuer und verstärkte Kontrollen im Gesundheitswesen zeigen: Die Anforderungen an die finanzielle Genauigkeit steigen.

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Zivilrecht und ungerechtfertigte Bereicherung

In einer aktuellen Stellungnahme vom 25. Mai 2026 hat die Deutsche Anwaltsvereinigung (DAV) die Pflichten von Empfängern falscher Rechnungen oder Zahlungen präzisiert. Rechtsanwältin Julia Trampisch erläuterte: Wer durch einen Fehler einen Vorteil erhält, gilt zivilrechtlich als ungerechtfertigt bereichert. In solchen Fällen bestehe in der Regel ein Rückzahlungsanspruch. Zwar gibt es theoretisch eine dreijährige Verjährungsfrist für die Anfechtung solcher Diskrepanzen, doch die Experten raten zu sofortiger Prüfung und Korrektur, um eskalierende Streitigkeiten zu vermeiden.

Der entscheidende Unterschied zwischen einem simplen Buchungsfehler und einer Straftat liegt im Vorsatz. „Eine strafrechtliche Verantwortlichkeit kommt nur dann in Betracht, wenn eine betrügerische Absicht nachweisbar ist“, so Trampisch. Für die benachteiligte Partei besteht ein zivilrechtlicher Anspruch auf Ausgleich, um das finanzielle Gleichgewicht wiederherzustellen. Die Brisanz solcher Fälle zeigt sich in Nordrhein-Westfalen: Dort wurden Mieter der Noratis Domus GmbH kürzlich von einem Insolvenzverwalter mit Nachzahlungen von bis zu 8.000 Euro konfrontiert – ein warnendes Beispiel für die hohen Risiken verspäteter Rechnungskorrekturen.

Neue elektronische Standards für Lohnsteuer-Korrekturen

Die Landschaft der Lohnabrechnung hat sich in diesem Jahr grundlegend verändert. Seit dem 1. Januar 2024 besteht bereits eine formelle Pflicht zur Anpassung der Aufzeichnungen bei rückwirkenden Änderungen der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Doch nun geht der Gesetzgeber einen entscheidenden Schritt weiter.

Seit 2026 ist ein verpflichtendes elektronisches Meldeverfahren nach § 41c Absatz 4 Einkommensteuergesetz (EStG) in Kraft. Dieses System erlaubt es Arbeitgebern, Abweichungen elektronisch zu melden – und schützt sie damit vor der Haftung für die fehlenden Steuerbeträge. Die Finanzbehörden haben zudem eine Bagatellgrenze eingeführt: Korrekturen unter 10 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr unterliegen vereinfachten Regeln. Diese Neuerungen ermöglichen es dem Finanzamt, sich auf die konkret betroffenen Lohnabrechnungszeiträume zu konzentrieren, statt das gesamte Steuerjahr durchleuchten zu müssen.

Ermittlungstrends und die Risiken des Abrechnungsbetrugs

Obwohl viele Abrechnungsfehler administrativer Natur sind, verschärfen die Behörden ihre Kontrollen bei systematischem Abrechnungsbetrug. Das Polizeipräsidium Koblenz hat kürzlich die Arbeit einer Spezialeinheit unter der Leitung von Gudrun Nollert vorgestellt, die sich auf das Gesundheitswesen konzentriert. Die Zahlen sind alarmierend: Allein im ersten Halbjahr 2025 verzeichnete die Einheit geschätzte Schäden von rund 1,6 Millionen Euro in 17 Fällen. Im langjährigen Durchschnitt zwischen 2021 und 2024 lag der jährliche Schaden bei etwa 3,7 Millionen Euro, wobei die Einheit jährlich rund 40 Fälle bearbeitete.

Das Koblenzer Team – etwa 20 Polizeibeamte, unterstützt von Medizinern und Abrechnungsexperten – spiegelt einen breiteren Trend zu interdisziplinären Ermittlungen wider. Doch nicht nur vorsätzlicher Betrug bereitet Kopfzerbrechen. Am 24. Mai 2026 wurde ein Cyberangriff auf Unimed, einen externen Abrechnungsdienstleister, bekannt. Die Folge: Zehntausende Patientendaten von Universitätskliniken in Köln, Freiburg und Heidelberg wurden gestohlen. Die Behörden warnen, dass solche Datendiebstähle oft zu raffinierter Fake-Rechnungen führen – eine zusätzliche Belastung für Patienten und Kliniken, die nun jede eingehende Rechnung überprüfen müssen.

Gerichtsurteile zu Nachzahlungen und Mindestlohn

Die Folgen fehlerhafter Finanzabwicklung reichen bis ins Arbeitsrecht. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm hat kürzlich zugunsten von Arbeitnehmern entschieden, denen nach einer unwirksamen Kündigung erhebliche Nachzahlungen zustehen. In einem Fall ging es um ein monatliches Bruttogehalt von 8.606,59 Euro, plus Boni und Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge.

Auch die Durchsetzung des gesetzlichen Mindestlohns bleibt ein Schwerpunkt. 2026 liegt dieser bei 13,90 Euro pro Stunde, mit einer geplanten Erhöhung auf 14,60 Euro im Jahr 2027. Die gute Nachricht für Arbeitnehmer: Ansprüche auf Nachzahlung können bis zu drei Jahre rückwirkend geltend gemacht werden. Zu den häufigsten Verstößen zählen manipulierte Stundenzettel und Pauschalvergütungsmodelle, die unter der gesetzlichen Grenze liegen.

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Häufige Fehler bei der Steuererklärung

Neben Unternehmensfragen bleibt auch die individuelle Steuererklärung ein Minenfeld. Finanzexperten haben fünf typische Fehler identifiziert, die Steuerzahler regelmäßig Geld kosten. Ganz oben: die Versäumnis der Abgabefrist zum 31. Juli für Pflichtveranlagte, die Verspätungszuschläge nach sich zieht. Auch das fehlende Aufbewahren von Belegen oder die Barzahlung an Handwerker – vom Finanzamt nicht anerkannt – können legitime Abzüge zunichtemachen.

Steuerzahler sollten zudem ihre Bescheide innerhalb eines Monats prüfen und gegebenenfalls Einspruch einlegen. Das Vergessen von Werbungskosten wie der Verpflegungspauschale (14 oder 28 Euro) oder das Vernachlässigen von Homeoffice- und Fahrtkosten zu Arztpraxen bleibt ein häufiges Versehen. Und selbst moderne Technik birgt Risiken: Der ADAC warnt davor, dass KI in der Kfz-Reparatur zwar bei der Identifizierung von Teilen hilft, aber häufig falsche technische Daten wie Drehmomentangaben liefert – mit potenziell gefährlichen Folgen und weiteren Abrechnungsproblemen.

Ausblick: Digitalisierung als Chance und Risiko

Der Trend zur verpflichtenden elektronischen Meldung wird sich fortsetzen. Die deutsche Steuerverwaltung will die manuelle Belastung von Betriebsprüfungen reduzieren. Die Einführung der elektronischen Meldung für Lohnsteuer-Diskrepanzen im Jahr 2026 ist ein bedeutender Schritt in dieser digitalen Transformation. Für Unternehmen liegt die Herausforderung darin, diese neuen Pflichten nahtlos in bestehende Buchhaltungsprozesse zu integrieren, um die haftungsbefreienden Wirkungen des Gesetzes voll auszuschöpfen.

Im Gesundheitswesen und Dienstleistungssektor werden die zunehmenden Phishing- und Cyberangriffe – ob auf PayPal-Nutzer oder Universitätskliniken – robustere Verifikationsprozesse für alle ein- und ausgehenden Rechnungen erzwingen. Und mit der nächsten Mindestlohnerhöhung 2027 sind Unternehmen gut beraten, ihre Stundenerfassung und Lohnsysteme jetzt zu überprüfen. Denn eines zeigt die Entwicklung klar: Wer Fehler frühzeitig erkennt und meldet, minimiert nicht nur zivilrechtliche Risiken, sondern auch die Gefahr strafrechtlicher Ermittlungen.

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