Reisekosten-Abrechnung: BAG klärt, wann Fahrtzeit Arbeitszeit ist

Neue Gerichtsurteile und Steuerregeln zwingen Unternehmen und Mitarbeiter zu präziser Dokumentation – sonst drohen finanzielle Einbußen.

Betriebsprüfer nehmen Reisekostenabrechnungen besonders genau unter die Lupe, da hier oft teure Fehler bei der steuerfreien Erstattung entstehen. Dieser kostenlose PDF-Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie Verpflegungsmehraufwendungen rechtssicher abrechnen und unangreifbar bleiben. Experten-Tipps zu Verpflegungsmehraufwendungen jetzt als gratis PDF sichern

Wann ist Reisezeit Arbeitszeit?

Das ist die zentrale Streitfrage in der Betriebspraxis. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellt klar: Wegezeiten zählen im Regelfall nicht zur Arbeitszeit. Anders sieht es bei Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln aus. Finden diese während der regulären Arbeitszeit statt, gelten sie als Arbeitszeit. Außerhalb der Arbeitszeit ist eine Anrechnung nur möglich, wenn der Chef dies explizit angeordnet hat.

Für Außendienstmitarbeiter gelten eigene Regeln. Hier werden An- und Abreisen zum Kunden grundsätzlich als Arbeitszeit gewertet. Die freie Wahl des Verkehrsmittels kann diesen Status aber kippen. Ein EuGH-Urteil aus 2025 konkretisierte zudem die Handhabung von Fahrten zwischen einem zentralen Ort und wechselnden Einsatzorten. Wer auf direkte Anweisung des Vorgesetzten ein Fahrzeug führt, kann dies als Arbeitszeit geltend machen.

Steuerliche Fallstricke seit 2025

Seit Jahresbeginn gelten wichtige Neuregelungen. Unterhaltszahlungen sind nur noch per Überweisung steuerlich absetzbar – Barzahlungen fliegen raus. Bei Abfindungen ist zwingend ein Antrag über die Steuererklärung mit der Fünftelregelung nötig.

Für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten gilt: Belege bei der erstmaligen Geltendmachung einer doppelten Haushaltsführung oder bei ausländischen Einkünften direkt einreichen. Auch Krankheitskosten auf Reisen sind heikel. Sie gelten als außergewöhnliche Belastung nur, wenn sie ärztlich verordnet wurden (Rezept oder Attest) und die Krankenkasse nicht erstattet hat. Die Homeoffice-Pauschale liegt bei 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr für bis zu 210 Tage.

Phishing-Alarm nach Booking-Datenleck

Im April 2026 kam es zu einem Datenabfluss beim Portal Booking.com. Sicherheitsexperten warnen nun vor einer massiven Phishing-Welle über WhatsApp. Die Betrüger nutzen authentische Buchungsdaten – Namen, E-Mails, Aufenthaltszeiträume – und täuschen mit Stornierungsdrohungen oder vermeintlichen Rückerstattungsangeboten.

Zahlungsdaten sind nicht direkt betroffen. Doch der Identitätsbetrug verursachte laut Interpol-Schätzungen bereits 2025 weltweite Schäden von über 370 Milliarden Euro. Neue Risiken gibt es auch beim Gepäcktransport. Ermittler dokumentierten Fälle, in denen Gepäckanhänger unbeteiligter Reisender auf Koffer mit illegalen Substanzen übertragen wurden.

Experten raten: Gepäckanhänger dokumentieren, Koffer fotografieren, GPS-Tracker nutzen. Bluetooth-Tracker im aufgegebenen Gepäck sind erlaubt, solange die Batteriegrenzwerte eingehalten werden.

Digitalisierung spart Zeit und Geld

Die manuelle Erfassung von Reisekosten ist fehleranfällig. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf Automatisierung. Noch nutzen 69 Prozent der Bauunternehmen papierbasierte Verfahren, doch der Markt für Zahlungsautomatisierung wächst. Unternehmen berichten von durchschnittlichen Einsparungen von bis zu 60 Prozent.

Wer die manuelle Erfassung von Inlands- und Auslandsreisen beenden möchte, kann den gesamten Prozess mit einem spezialisierten Excel-Tool deutlich beschleunigen. Dieses kostenlose Tool automatisiert die Berechnung und berücksichtigt dabei bereits alle aktuellen Länder-Pauschalen weltweit. Kostenlosen Reisekostenrechner jetzt herunterladen

Anfang Juni 2026 wurden neue Lösungen vorgestellt. Eine Erweiterung erlaubt die Steuerung von SAP-Datenprozessen direkt aus Google Sheets – das soll den manuellen Aufwand bei Validierung und Rückspielung um bis zu 90 Prozent reduzieren. Gleichzeitig treibt SAP die Integration von KI-Assistenten voran. Die Verantwortung für Datensicherheit und Compliance bleibt jedoch beim Kunden.

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