Tobias Baumann: Sieben Prozesse, die Speditionen 2025 digitalisiert haben müssen, um konkurrenzfähig zu bleiben

Die "Digitalisierung": Für viele Speditionen bleibt sie ein vages Schlagwort. Während Konferenzen, Fachmedien und Branchenkollegen den digitalen Wandel fordern, bremsen Unklarheiten, hohe Investitionskosten und fehlende Strukturen häufig die Umsetzung. Doch: „Wer diese Herausforderungen nicht angeht, verliert nicht nur wertvolle Effizienzpotenziale, sondern riskiert langfristig seine Wettbewerbsfähigkeit“, warnt Digitalisierungsexperte Tobias Baumann von der Concept-BR GmbH. „Speditionen, die ihre Kernprozesse nicht digitalisieren, werden schnell feststellen, dass sie bei den Verwaltungskosten nicht mehr mithalten können – und in einem hart umkämpften Markt auf der Strecke bleiben.“

„Speditionen können ihre Verwaltungskosten nur dann nachhaltig senken, wenn sie standardisierte, aber flexible digitale Lösungen nutzen, die sich an ihre spezifischen Abläufe anpassen lassen“, erklärt Tobias Baumann weiter. „Genau hier setzen wir an: Mit unserer ERP-Software cm-netware.de und der modularen Digitalisierungsplattform von ELO Digital Office automatisieren wir Kernprozesse, ohne für jede Anforderung eine teure Individualentwicklung zu benötigen.“ Dabei greift Tobias Baumann auf über 20 Jahre unternehmerische Erfahrung zurück und setzt in der Beratung auf praxisnahe Lösungen. Durch die Kombination aus bewährten Softwaremodulen und individuell anpassbaren Workflows konnten bereits zahlreiche Speditionen ihre Verwaltungskosten spürbar senken, Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehlerquoten reduzieren. Statt ressourcenintensive manuelle Prozesse zu verwalten, gewinnen Unternehmen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten – und sichern sich langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit. Welche sieben Kernprozesse 2025 digitalisiert sein müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, hat Tobias Baumann im Folgenden zusammengefasst.

1. Rechnungsverarbeitung: Automatisierung statt Papierchaos

Der herkömmliche Rechnungsprozess mit Papierrechnungen, manuellen Prüfungen und Stempelkreisläufen ist kostenintensiv und fehleranfällig. Durch digitale Belegerkennung und automatisierte Workflows lässt sich die Bearbeitungszeit um bis zu 70 Prozent einkürzen. Gleichzeitig wird die Prozesssicherheit erhöht, da alle relevanten Dokumente zentral erfasst und systematisch weiterverarbeitet werden. Klare buchhalterische und fachliche Freigabeprozesse gewährleisten Transparenz und eine nahtlose Übergabe – vom Posteingang über den Zahlungsverkehr bis hin zum automatisierten Buchungsvorschlag für den Steuerberater. So entsteht ein effizienter, revisionssicherer und nachvollziehbarer Ablauf, der den administrativen Aufwand erheblich reduziert.

2. Vertragsmanagement: Verpasste Fristen kosten Geld

Verträge im Aktenordner oder verstreute E-Mails? Ein digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract sorgt für automatische Erinnerungen und bietet eine strukturierte Übersicht über alle relevanten Vertragsdaten. Durch eine visuelle Zeitstrahlansicht lässt sich beispielsweise auf einen Blick erkennen, wann Leasingverträge auslaufen. So bleibt genügend Zeit für eine fundierte Entscheidungsfindung, ohne unter Zeitdruck ungünstige Konditionen akzeptieren zu müssen. Insbesondere bei größeren Fuhrparks können allein die dadurch erzielten Einsparungen die Investition in eine entsprechende Software rechtfertigen.

3. Digitale Personalakten: Strafen und Ausfälle vermeiden

Führerschein, Fortbildungsmodule, ADR- und Staplerschein – in der Logistik gibt es zahlreiche Berechtigungen und Fristen. Spediteure sind dabei in der Verantwortung, den Überblick über alle relevanten Fristen zu behalten, um Haftungsrisiken zu minimieren. Eine digitale Lösung ermöglicht die strukturierte Verwaltung dieser Nachweise und stellt sicher, dass Verlängerungen rechtzeitig eingeleitet werden. Durch filterbare Übersichten lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Qualifikationen vorliegen und wann eine Aktualisierung erforderlich ist. Eine individuell steuerbare Erinnerungsfunktion sorgt außerdem dafür, dass keine Fristen versäumt werden und betriebliche Abläufe reibungslos bleiben.

4. Transportstatus und Frachtpapiere: Entlastung der Disposition

Die Concept-BR GmbH unterstützt ihre Kunden jährlich bei der Generierung einer vierstelligen Anzahl an Bewerbungen. Besonders herausfordernd ist die Besetzung von Disponentenstellen, da diese eine zentrale Rolle im Logistikprozess einnehmen. Um wertvolle Fachkräfte zu entlasten, sollten Routineanfragen wie Lieferstatusauskünfte oder die Bereitstellung von Lieferscheinen nicht mehr telefonisch bei der Disposition eingehen. Mit Hilfe digitaler Lösungen und automatisierter Prozesse können solche Anfragen effizient abgewickelt werden, sodass sich Disponenten wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

5. Interne Kommunikation: Self-Service-Formulare vermeiden Fehler

Mitarbeiter haben ihr Smartphone stets griffbereit – ein entscheidender Vorteil für eine effiziente und reibungslose Kommunikation. Die Self-Service-Plattform von Tobias Baumann ermöglicht eine einfache Übermittlung alltäglicher Anliegen wie geänderte Bankverbindungen, neue Anschriften oder die Verlängerung von Führerscheinen. Auch betriebsrelevante Informationen, etwa anstehende Prüfungen an Fahrzeugen, können so ohne Bindung an Bürozeiten und ohne das Risiko telefonischer Übermittlungsfehler direkt an die zuständigen Stellen weitergeleitet und rückbestätigt werden. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

6. Vertrieb und Angebote: Wer schneller ist, bekommt den Auftrag

In der Logistik kann eine verzögerte Angebotserstellung direkte Umsatzverluste verursachen. Bei einfachen A-B-Transporten sollten Kunden bereits auf der Website eine erste Preisindikation zur Verfügung stehen. Für komplexere oder langfristige Vertragsangebote sorgen digitale Workflows dafür, dass Anfragen intern effizient bearbeitet werden. Automatisierte Prozesse verhindern, dass Vorgänge ins Stocken geraten, und lösen bei Bedarf eine Eskalation zur nächsthöheren Ebene aus. Alle Schritte werden lückenlos dokumentiert, sodass der gesamte Ablauf transparent und nachvollziehbar bleibt. Dadurch erhält der Kunde schnellstmöglich ein fachlich korrektes Angebot, während das Unternehmen sich bereits vor dem ersten Transport als professioneller Partner positioniert.

7. KI-Systeme im Tagesgeschäft: Strukturierte Daten als Erfolgsfaktor

KI-gestützte Tools wie ChatGPT ermöglichen die Erstellung hochwertiger Marketingtexte – ein mittlerweile allgemein bekanntes Einsatzgebiet. Doch in der Logistik geht es um weit mehr als nur Texte. Viel zu viele Speditionen verbrennen täglich ihr Geld mit hochtrabenden KI-Versprechen. Dabei sollten sie zunächst die Grundlage dafür schaffen, dass sie mit KI wirklich Erfolge verbuchen. Diese Grundlage stellt eine strukturierte Datenbasis im Betrieb dar. Ohne strukturierte Daten liefern KI-Systeme schlichtweg keine brauchbaren Ergebnisse. Die Concept-BR GmbH legt deshalb den Fokus auf eine fundierte Beratung, um sicherzustellen, dass alle relevanten Parameter erfasst und optimal genutzt werden. Darauf aufbauend kann das eigens entwickelte ERP-System cm-netware.de eine automatisierte Disposition effizient umsetzen. In den meisten Projekten ist daher die vorbereitende Analyse der entscheidende erste Schritt, um den maximalen Nutzen aus digitalen Lösungen zu ziehen.

Fazit

„2025 ist ein entscheidendes Jahr für die Zukunft der Unternehmen“, betont Tobias Baumann abschließend. „Schließlich tragen Unternehmer Verantwortung: Nicht nur für ihr Geschäft, sondern auch für ihre Mitarbeiter und deren Familien. Stillstand ist daher keine Option mehr. Digitalisierung sichert Existenzen.“ Während einige noch zögern, haben andere den Wandel bereits vollzogen. Die eigentliche Frage lautet also nicht mehr, ob Digitalisierung, sondern wer den Anschluss verpasst.

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Pressekontakt:

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Vertreten durch: Tobias Baumann
E-Mail: info@concept-br.de
Website: https://www.concept-br.de/

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