Unproduktive Meetings: Handelsblatt beziffert Verluste auf 80 Milliarden Euro

Schlecht vorbereitete oder überflüssige Besprechungen belasten Unternehmen nicht nur personell, sondern verursachen erhebliche wirtschaftliche Schäden. Aktuelle internationale Analysen verdeutlichen das Ausmaß dieser Ineffizienzen und zeigen, wie stark Betriebe auf eine strukturierte Meetingkultur sowie moderne Arbeitsumgebungen angewiesen sind, um Produktivitätsverluste zu begrenzen.

Hohe finanzielle Verluste durch unproduktive Sitzungen

Bereits im Doodle-Report 2019 wurde beziffert, dass in Deutschland jährlich 64 Mrd. Euro durch ineffiziente Meetings verschwendet werden. Berechnungen des Handelsblatts zufolge beläuft sich dieser Verlust inflationsbereinigt inzwischen auf rund 80 Mrd. Euro. Zur Verdeutlichung der betriebsinternen Belastung stellt das Handelsblatt einen Rechner bereit, mit dem sich individuelle Meetingkosten unter Einbeziehung von Ineffizienzen abschätzen lassen.

Dass Besprechungen einen bedeutenden Teil der Arbeitszeit binden, untermauern auch Daten aus Skandinavien. Eine Studie von Forschern der Wirtschaftshochschule NHH auf Basis von Daten von über 9.000 norwegischen Arbeitnehmern ergab, dass Beschäftigte in Norwegen durchschnittlich 4,7 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, was 12% einer normalen Arbeitswoche ausmacht.

Jeder fünfte norwegische Arbeitnehmer verbringt sogar mehr als 8 Stunden wöchentlich in Besprechungen, wobei Führungskräfte, Hochqualifizierte sowie Beschäftigte in Wissens- und Professionsberufen am häufigsten teilnehmen.

Finanziell schlagen diese Runden massiv zu Buche: Meetings machen demnach rund 14% der gesamten Lohnkosten norwegischer Unternehmen aus. Das entspricht etwa 88.000 Kronen pro Mitarbeiter jährlich oder rund 230 Milliarden Kronen landesweit.

Zudem zeigt sich, dass Beschäftigte im Hybrid- oder Homeoffice mehr Besprechungen haben als reine Büropräsenzler. Besprechungen stehen der Untersuchung zufolge zwar in deutlichem Zusammenhang mit Lernen und späterem Lohnwachstum, ein kausaler Nachweis liegt jedoch nicht vor.

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Unzufriedenheit und Reformen der Gesprächskultur

Trotz des Zeitaufwands bleibt das Frustrationspotenzial hoch: Fast 70% der Befragten äußern sich unzufrieden über den Ablauf von Meetings. Als Hauptkritikpunkte gelten fehlende Ergebnisse, einseitige Wortmeldungen und das bloße Vorlesen von Unterlagen.

Mit der Rückkehr ins Büro nehmen Präsenztermine wieder zu, weshalb Unternehmen verstärkt versuchen, unproduktive Besprechungen – in Japan als sogenannte Dame-Kaigi bezeichnet – abzuschaffen und organisatorische Reformen voranzutreiben. Weltweit erproben Betriebe neue Ansätze: So verbieten dänische Unternehmen beispielsweise Meetings nach 16 Uhr, um die Produktivität zu sichern.

Parallel greifen Organisationen zunehmend auf Künstliche Intelligenz zurück, um Zusammenkünfte zu verschlanken. Protokolle werden teils als Illustrationen oder Comics aufbereitet, während virtuelle Vorstände oder Vorgesetzte auf KI-Basis Ratschläge erteilen.

Investitionen in Medientechnik und moderne Raumkonzepte

Neben organisatorischen Anpassungen rückt die technische Infrastruktur in den Fokus. Eine von Obsurvant für Sony zwischen dem 27. August und dem 3. September durchgeführte Umfrage unter 458 Entscheidern aus Deutschland, Großbritannien und Frankreich – darunter 150 Führungskräfte in Deutschland – belegt diesen Trend: 89% der deutschen AV-Entscheider meldeten für die vergangenen drei Jahre eine gestiegene Nachfrage nach Arbeitsplatz-Technik, 39% verzeichneten einen deutlichen Anstieg.

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Die Ausgaben fließen dabei primär in Besprechungsräume (59%), gefolgt von Schulungsräumen (55%) und Mehrzweckräumen (48%). Für 56% schwanken die Anforderungen stärker als vor fünf Jahren; 57% benötigen mehr Displaygrößen und 55% besser ausgestattete Displays.

Während 58% Automatisierung und KI die höchste Priorität einräumen, sehen 65% in zukunftssicheren Technologiekäufen die größte Hürde. Binnen zwei Jahren erwarten 61% stark steigende KI-Ausgaben, und 47% erachten KI-Arbeitsplatztechnik als wichtigsten Trend.

Gleichzeitig verändern sich die Räumlichkeiten selbst. Das AGIT Center for Advanced Technology (ACAT) auf dem Campus Melaten in Aachen stellt ab sofort sieben moderne Besprechungsräume und Coworking-Arbeitsplätze unter dem Namen ? COWORK bereit, ergänzt durch Begegnungsflächen.

Auf der Branchenmesse ORGATEC, die vom 27. bis 30. Oktober 2026 in Köln mit 550 Ausstellern aus 39 Ländern und über 40.000 Fachbesuchenden stattfand, stand die Gestaltung moderner Arbeitsorte unter dem Leitthema „From rooms to relationships" im Mittelpunkt. Die nächste Ausgabe der Messe ist für den 10. bis 13. Oktober 2028 geplant.