Zeiterfassung: Elektronische Pflicht für alle Betriebe ab 2027
03.07.2026 - 11:54:19 | boerse-global.de
Kleine und mittlere Betriebe müssen sich auf neue Dokumentationsregeln einstellen.
Reform des Arbeitszeitgesetzes konkretisiert sich
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung steht seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 fest. Jetzt wird die konkrete Ausgestaltung verhandelt. Ein Referentenentwurf sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeit künftig elektronisch dokumentiert werden müssen.
Bislang ist die elektronische Form nicht zwingend vorgeschrieben. Experten rechnen aber mit einer gesetzlichen Pflicht ab 2027. Im Fokus stehen dabei sogenannte Audit-Trails: Systeme, die Korrekturen an Zeiteinträgen manipulationssicher nachvollziehbar machen.
Arbeitgeber können die Dokumentation an ihre Beschäftigten delegieren. Die Gesamtverantwortung bleibt beim Unternehmen.
Handwerk warnt vor Bürokratie
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) übt scharfe Kritik. Eine tägliche elektronische Erfassung belaste Kleinbetriebe unverhältnismäßig, so der Verband im Juli 2026. Gefordert wird mehr Flexibilität.
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Auch der Bundesverband der Wirtschaftskanzleien schaltet sich ein. Er plädiert für eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit und schlägt Ausnahmen für Spitzenverdiener ab 150.000 Euro Jahresgehalt vor.
In der Koalition laufen die Diskussionen ebenfalls. Der Koalitionsvertrag sieht eine Flexibilisierung vor. Arbeitswissenschaftler warnen jedoch: Die tägliche Begrenzung schütze die Gesundheit der Arbeitnehmer. Kanzler Merz stellte eine Entscheidung für Sommer 2026 in Aussicht.
Hohe Strafen bei Verstößen
Wer gegen die Erfassungspflicht verstößt, muss mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro rechnen. Erfasst werden müssen Beginn, Ende, Pausen und Überstunden – auch im Homeoffice. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre.
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Die Anforderungen verschärfen sich auch beim Steuerrecht. Für die Homeoffice-Pauschale verlangt das Finanzamt ab Veranlagungszeitraum 2025 detaillierte Zeitaufzeichnungen. Seit Januar 2026 gilt zudem eine einheitliche Entfernungspauschale von 38 Cent pro Kilometer – pro Arbeitstag lässt sich aber nur eine der beiden Pauschalen nutzen.
Digitaler Markt für Zeiterfassung boomt
Die anstehende Umstellungspflicht treibt die Nachfrage nach digitalen Lösungen. Für KMU gibt es zahlreiche Apps, meist mit monatlicher Gebühr pro Nutzer. Die Preise variieren stark: von kostenlosen Basisversionen bis über 7 Euro pro Mitarbeiter.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen auf DSGVO-Konformität und Revisionssicherheit achten. Einige Anbieter setzen auf lokale Datenhaltung ohne laufende Kosten. Beschäftigte haben zudem nach Artikel 15 DSGVO das Recht, jederzeit Auskunft über ihre erfassten Arbeitszeiten zu verlangen.
