Berlins E-Akte: Nur 5–20% Nutzung statt flächendeckender Betrieb

Die Modernisierung der Berliner Verwaltung durch die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) markiert einen zentralen Baustein in der digitalen Transformation der Hauptstadt. Während die technische Infrastruktur bereits weitgehend bereitsteht, zeigen aktuelle Auswertungen und technische Abnahmeprotokolle, dass der Weg zum flächendeckenden Regelbetrieb noch von signifikanten Hürden geprägt ist. Die Bilanz zwischen den gesetzten Zielen und der praktischen Umsetzung verdeutlicht die Komplexität dieses großangelegten IT-Projekts.

Technische Abnahme und offene Anforderungen

Ein wesentlicher Meilenstein im Projektverlauf war die Abnahme der Systemkomponenten durch den Dienstleister Materna SE. Diese erfolgte jedoch unter Vorbehalt, da das System zum Zeitpunkt der Prüfung noch Mängel aufwies. Konkret wurden 30 leichte Mängel identifiziert, die einer vollständigen, vorbehaltlosen Abnahme entgegenstehen.

Besonders gewichtig ist zudem eine noch offene Anforderung im Bereich der Aussonderung und Langzeitarchivierung. Hierbei geht es um die Einhaltung des TR-ESOR-Standards (Technische Richtlinie für die Ersetzung von Papierdokumenten durch elektronische Dokumente), einer wesentlichen Voraussetzung für die rechtssichere digitale Archivierung in der öffentlichen Verwaltung. Solange diese Anforderung nicht vollständig erfüllt ist, bleibt der Status der technischen Einsatzbereitschaft für den umfassenden Betrieb eingeschränkt.

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Diskrepanzen in der Nutzungsintensität

Die Auswertung der Nutzungszahlen verdeutlicht, dass die Akzeptanz und Implementierung der E-Akte innerhalb der Berliner Behördenlandschaft stark variiert. Daten aus dem April 2026 zeigen ein heterogenes Bild bei der Nutzung der IT-Arbeitsplätze. Während im Bezirk Reinickendorf bereits 20 Prozent der Arbeitsplätze mit der neuen Technologie arbeiten, verzeichnete der Bezirk Steglitz-Zehlendorf im gleichen Zeitraum lediglich eine Nutzungsquote von 5 Prozent.

Diese Zahlen stehen im Kontrast zu den langfristigen Zielsetzungen des Landes Berlin. Das Projekt sieht vor, insgesamt 60 Behörden an das System anzuschließen, um rund 70.000 Beschäftigten das digitale Arbeiten zu ermöglichen. Die aktuellen Nutzungsraten deuten darauf hin, dass die Skalierung auf die gesamte Verwaltungsebene deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt als ursprünglich projektiert.

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Betriebsverantwortung und künftige Weichenstellungen

Ein structuraler Fortschritt wurde bereits zu Beginn des Jahres erzielt. Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Betriebsübernahme offiziell in den Händen des IT-Dienstleistungszentrums Berlin (ITDZ). Damit ist die Verantwortung für den laufenden Betrieb und die administrative Betreuung der Infrastruktur bei der zentralen IT-Instanz des Landes gebündelt.

Trotz dieser organisatorischen Konsolidierung bleibt der Termin für den Übergang in den uneingeschränkten Regelbetrieb weiterhin unklar. Eine Klärung der offenen technischen Fragen sowie die Bewertung der weiteren Rollout-Strategie werden für den weiteren Jahresverlauf erwartet. Hierzu sind für das dritte Quartal 2026 Beratungen in den zuständigen Gremien angesetzt, die über das weitere Vorgehen und die Behebung der identifizierten Mängel entscheiden sollen. Erst nach dieser Evaluierung wird mit belastbaren Aussagen zur vollständigen Implementierung der E-Akte in allen vorgesehenen Dienststellen gerechnet.

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