Mac-Mail: Intelligente Mailboxen sortieren Nachrichten automatisch

Für die Bewältigung des täglichen E-Mail-Aufkommens auf macOS bietet die bordeigene Mail-Anwendung spezifische Werkzeuge zur Filterung und Ablage. Eine zentrale Funktion stellt dabei die sogenannte Intelligente Mailbox dar, mit der sich Nachrichten anhand zuvor definierter Kriterien dynamisch und automatisiert zusammenstellen lassen, ohne dass die Originalnachrichten verschoben werden müssen.

Einrichtung Intelligenter Mailboxen in der Mac-Mail-App

Um eine solche Ansicht anzulegen, wird in der Mail-App auf dem Mac zunächst oben links der Bereich Mailbox angesteuert. Über das Plus-Symbol am unteren linken Rand des Fensters lässt sich die Option für eine neue intelligente Mailbox auswählen.

Anschließend können Anwender spezifische Bedingungen hinterlegen, nach denen eingehende und vorhandene Nachrichten gefiltert werden, beispielsweise anhand des Kriteriums, ob eine Nachricht ungelesen ist. Durch das Bestätigen mit der Schaltfläche zum Speichern wird das Postfach aktiv.

Nach der Erstellung erscheint die neue Übersicht in der Seitenleiste unter dem Abschnitt für intelligente Mailboxen. Um den Zugriff im Arbeitsalltag zu beschleunigen, besteht die Möglichkeit, diese Ordner per Mausklick direkt in die obere Fensterleiste der Anwendung zu ziehen.

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Zuordnung von Absenderadressen bei Antworten

Neben der Postfachorganisation lässt sich in den Programmeinstellungen steuern, wie das System mit ausgehenden Antworten verfährt. Innerhalb der Einstellungen der Mac-Mail-App existiert im Bereich für das Verfassen das Auswahlfeld für das Senden neuer Nachrichten.

Wird dort die Option gewählt, das Konto des ausgewählten Postfachs zu nutzen, wird bei Antworten automatisch die eigene Adresse verwendet, die dem aktuell genutzten Postfach zugeordnet ist.

Integration und Regelwerke im Apple-Ökosystem

Ergänzend zu den lokalen Funktionen auf dem Desktop greifen bei Verwendung von iCloud-Mail weitere Organisations- und Sicherheitsfunktionen. Übertragene und gespeicherte Daten werden dabei verschlüsselt, während vorgenommene Aktionen in Echtzeit über Macs, iPhones und iPads hinweg synchronisiert werden.

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Das System verfügt zudem über Mail-Intelligence-Funktionen, die bestimmte Nachrichtentypen wie Rechnungen, Belege oder Reisebestätigungen in separate Reiter einsortieren. Über manuelle Regeln lassen sich zudem Zuweisungen nach Absendern, Schlüsselbegriffen in der Betreffzeile oder Dateianhängen vornehmen.

Auf diese Weise können Mitteilungen etwa als dringend eingestuft oder Newsletter direkt in dafür vorgesehene Ordner umgeleitet werden. Ergänzt wird die Plattform durch eine zusammenfassende Ansicht von Konversationen in Threads sowie eine Suche mittels natürlicher Sprache. Der benötigte Speicherplatz ist dabei an das reguläre Kontingent des jeweiligen iCloud-Abonnements gebunden.