ONLYOFFICE 9.4: Grenzenlose Zusammenarbeit statt 20-Nutzer-Limit

4 seiner Dokumentensuite die bisherige Begrenzung auf 20 gleichzeitige Verbindungen in der Community-Edition aufgehoben. Die am 19. Mai 2026 veröffentlichte Version markiert einen grundlegenden Wandel in der Strategie des Anbieters. Statt wie bisher kleinere Teams und Entwickler durch künstliche Limits zur kostenpflichtigen Version zu drängen, setzt man nun auf uneingeschränkten Zugang.

Schluss mit der 20-Nutzer-Grenze

Die wichtigste Neuerung betrifft die Community-Edition: Bislang durften nur maximal 20 Personen gleichzeitig Dokumente bearbeiten. Wer wuchs, musste auf die kostenpflichtige Version umsteigen. Diese Hürde ist nun gefallen. Damit positioniert sich ONLYOFFICE als ernsthafte Alternative für mittelgroße Projekte und Bildungseinrichtungen, die professionelle Kollaboration ohne sofortige Lizenzkosten benötigen.

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Begleitet wird dieser Schritt von einer technischen Vereinfachung der Architektur. Frühere Versionen setzten auf ein komplexes Geflecht aus RabbitMQ für Nachrichten und externen Datenbanken. Die Entwickler haben das System nun auf ein Ein-Prozess-Modell umgestellt. RabbitMQ und externe Datenbanken sind nicht mehr nötig – das reduziert die Fehleranfälligkeit bei der Installation erheblich.

Zusätzlich haben die Entwickler in bestimmten Bereichen die Code-Minimierung entfernt. Das erleichtert die Überprüfung des Quellcodes und die Fehlersuche in der eigenen Infrastruktur.

Klarere Lizenzregeln

Die neue Version bringt auch aktualisierte Lizenzbedingungen. Zwar bleibt die Software unter der GNU Affero General Public License Version 3 (AGPLv3), doch wurden zusätzliche Regeln für Namensnennung und Copyright eingeführt. Wer die Software modifiziert, muss dies künftig deutlich kennzeichnen und die ursprünglichen Copyright-Hinweise erhalten.

Diese Klarstellung ist kein Zufall: Im Open-Source-Bereich wird es immer wichtiger, die Herkunft des Codes nachvollziehbar zu halten. Die neuen Regeln verhindern, dass Dritte die Software ohne angemessene Nennung der Entwickler umetikettieren oder kommerziell ausbeuten.

Neue Funktionen für den Arbeitsalltag

Die Formularverwaltung wurde grundlegend überarbeitet. Neu sind rollenbasierte Zuweisungen und ein System zur Verfolgung von Genehmigungsprozessen. Administratoren sehen in Echtzeit, wer welche Felder ausgefüllt hat – das spart externe Workflow-Tools.

Der Tabellenkalkulationseditor erhält einen „Dark Document"-Modus, der das Arbeitsfeld selbst abdunkelt und die Augen bei schlechten Lichtverhältnissen schont. Ein neuer Reiter „Diagramm-Design" bietet mehr Kontrolle über Datenvisualisierungen.

Für Präsentationen gibt es 25 neue Designs und 20 neue Folienübergänge. Die Funktion „Smart Signature" speichert häufig genutzte Unterschriften für schnelleres Dokumenten-Signing. Mobile Nutzer freuen sich über eine manuelle Speicherfunktion – praktisch bei instabiler Internetverbindung.

Die SharePoint-Integration wurde verbessert: Neue WOPI-Einstellungen (Web Application Open Platform Interface) unterstützen Zonen-Synchronisation und Authorization-Header, was die Zusammenarbeit mit Microsofts Plattform erleichtert.

Europäische Datenhoheit als Treiber

Der Zeitpunkt der Veröffentlichung ist kein Zufall. Europäische Organisationen suchen verstärkt nach Alternativen zu US-amerikanischen Office-Suiten, die nicht immer mit der DSGVO kompatibel sind. Ein Beispiel: Euro-Office, das von Anbietern wie Ionos und Nextcloud genutzt wird.

Euro-Office ist ein Fork von ONLYOFFICE, der speziell für den Betrieb in europäischen Rechenzentren optimiert wurde. Die Aufhebung der Verbindungslimits in der Community-Edition gibt solchen lokalen Ablegern eine solidere Basis – sie können nun höhere Skalierbarkeit bieten, ohne an technische oder lizenzrechtliche Grenzen zu stoßen.

Die neue Version unterstützt zudem Kroatisch als zusätzliche Sprache – ein Zeichen für die wachsende geografische Verbreitung. Neue Klassen im Document Builder für formatierte Tabellen erleichtern Entwicklern die automatisierte Dokumentenerstellung.

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Ausblick: Weniger Barrieren, mehr Transparenz

Mit der Umstellung auf eine Ein-Prozess-Architektur und dem Wegfall der Nutzungslimits setzt ONLYOFFICE auf Flexibilität statt künstliche Beschränkungen. Die vereinfachten technischen Anforderungen dürften die Akzeptanz bei Selbst-Hostern und kleinen Unternehmen steigern, die professionelle Tools benötigen, aber die Kontrolle über ihre Daten behalten wollen.

Ob dieser Schritt das Geschäftsmodell gefährdet? Die aktualisierten Lizenzbedingungen und der Fokus auf Namensnennung deuten auf eine langfristige Strategie hin: eine größere, loyalere Nutzerbasis aufbauen, die später auf kostenpflichtige Unternehmensdienste umsteigt.

In den kommenden Wochen werden IT-Abteilungen voraussichtlich mit dem Test der neuen Architektur und der verbesserten SharePoint-Integration beginnen. Die Entwicklung zeigt: Der Arbeitsplatz der Zukunft braucht weniger Barrieren und mehr Transparenz bei der Software-Bereitstellung.

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