Zeiterfassung: Microsoft bringt Teams-Tracking Ende Juni

Neben der Projektabrechnung spielen rechtliche Vorgaben und steuerliche Dokumentationspflichten eine zentrale Rolle. Aktuelle Softwarelösungen mit KI-Funktionen und mobilem Tracking prägen den Markt.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen bestätigt, doch viele Betriebe riskieren bei der Umsetzung bereits Bußgelder. Dieser kostenlose Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie die gesetzlichen Vorgaben schnell und rechtssicher erfüllen. In 10 Minuten zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung

Mobile Apps und Cloud-Systeme

Für die flexible Zeiterfassung stehen diverse spezialisierte Apps bereit. Ein im April 2026 aktualisiertes Android-System erfasst Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden für mehrere Jobprofile parallel. Die App bietet Echtzeit-Stempeln und Exportfunktionen als CSV oder PDF.

Alternativen wie Laborio setzen auf native iOS- und Android-Apps. Sie integrieren GPS-Tracking, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung. Die monatlichen Kosten beginnen bei etwa 4 Euro pro Nutzer. Live-Aktivitäten auf dem Sperrbildschirm sind ebenfalls möglich.

Selbst gehostete Lösungen

Freiberufler mit hohem Datenschutzanspruch setzen auf Open-Source-Systeme wie Kimai. Hosting-Dienstleister bieten spezialisierte VPS-Pläne an. Die Kosten variieren je nach Leistung zwischen 5,50 und 22 Euro pro Monat.

Die Server enthalten Docker-Manager und Ressourcen von einer bis acht vCPUs sowie 4 bis 32 GB Arbeitsspeicher. Selbst gehostete Modelle ermöglichen DSGVO-konforme Datenhaltung, erfordern aber mehr administrativen Aufwand als Cloud-Lösungen.

KI-Integration und Plattform-Updates

Große Plattformen erweitern ihre Zeiterfassungsfunktionen. Microsoft plant für Ende Juni 2026 eine Teams-Funktion zum Tracking von Arbeitszeit und -ort. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss von Admins freigeschaltet werden.

KI übernimmt zunehmend unterstützende Rollen. Eine ADP-Studie zeigt: 75 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen nutzen bereits KI-Tools. Mitarbeiter sparen dadurch bis zu einer Stunde Arbeitszeit pro Tag. Asanas neuer KI-Assistent Dash überwacht Projektaktivitäten und schlägt proaktiv Gegenmaßnahmen vor. Google bietet mit Gemini Enterprise seit Anfang Juni eine Plattform für KI-Agenten an, die an SAP oder Salesforce angebunden werden können.

Rechtliche Vorgaben und Steuerdokumentation

Die Dokumentationspflichten hängen eng mit der Rechtsprechung zusammen. Ein BFH-Urteil vom Mai 2026 unterstreicht die Bedeutung lückenloser Aufzeichnungen für den Betriebsausgabenabzug. Im konkreten Fall hatte ein Selbstständiger die 1-Prozent-Regelung für seinen Firmen-Pkw genutzt, aber kein Fahrtenbuch geführt.

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Digitale Fahrtenbücher über OBD-Stecker erleichtern die steuerlichen Nachweise. Sie trennen automatisch private und geschäftliche Fahrten. Das sichert die Wahl zwischen Pauschalwert- und Fahrtenbuchmethode gegenüber dem Finanzamt ab.

Seit dem 1. Januar 2023 ersetzt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) das Papierverfahren. Daten werden digital zwischen Ärzten, Krankenkassen und Arbeitgebern übermittelt. Für Selbstständige mit Angestellten erforderte das Updates in den Entgeltabrechnungsprogrammen. Auch die Schweizer Zoll-App Quickzoll zeigt: Kontinuierliche Korrekturen an Steuersätzen bleiben für rechtssichere Abrechnungen unerlässlich.

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